Secretario(a) Administrativo(a) - OpenBeauchef - Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas (FCFM)

Objetivo del cargo

Coordinar las comunicaciones internas y gestionar operativamente los espacios de OpenBeauchef, abarcando el control de acceso, mayordomía y la organización de la infraestructura. Asimismo, contribuye al orden administrativo mediante el registro de solicitudes, la gestión de documentación y el seguimiento de requerimientos para asegurar el correcto funcionamiento de la unidad.

La posición cumple un rol clave en la atención del público y el soporte operativo de actividades y programas.

Funciones del cargo

1. Atención a público: atención de personas de manera presencial y telefónica, entregando información y orientación sobre programas, procedimientos y servicios.

2. Actividades administrativas: coordinación de insumos, enrolamiento de usuarios, gestión documental, entre otros.

3. Resguardo de instalaciones: Administrar y supervisar el uso adecuado de los espacios del laboratorio (accesos, salas, zonas comunes, oficinas, cowork, entre otros), controlar el ingreso y salida de personas al recinto, velando por el cumplimiento de normas de acceso y asistir a usuarios en el uso de sistemas audiovisuales y velar por su funcionamiento.

4. Gestión Operativa y de Espacios: Velar por la seguridad y conservación de las instalaciones, supervisando el correcto uso y comportamiento por parte de alumnos, usuarios y visitas.

5. Apoyo operativo transversal: Colaborar activamente con las diversas áreas de OpenBeauchef, facilitando la resolución de sus requerimientos operativos y administrativos cotidianos.

6. Gestión y logística de espacios: Coordinar la logística, asignación y reservas de las dependencias del laboratorio (salas, cowork, oficinas y áreas comunes), asegurando su óptima disponibilidad, correcto equipamiento y el cumplimiento de las normativas de uso.

7. Monitoreo de seguridad: Controlar el ingreso y salida de personas al recinto conforme a las normativas y políticas de seguridad establecidas por la unidad.

8. Coordinación y recepción de servicios: Actuar como canal único y contraparte operativa de los proveedores, supervisando la correcta ejecución de sus prestaciones y gestionando la aprobación técnica o conforme de sus servicios.

9. Supervisión de recursos audiovisuales: Garantizar la disponibilidad y correcto funcionamiento de los sistemas tecnológicos y audiovisuales en salas y espacios comunes, asistiendo a los relatores o usuarios en su operación y reportando incidencias técnicas de manera proactiva.

10. Gestión de canales institucionales: Mantener una comunicación fluida y coordinada con los equipos de prensa y comunicaciones de OpenBeauchef y la FCFM para resguardar los estándares institucionales.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Requisito formación general:  Técnico – Título técnico otorgado por una institución de Educación Superior o de Educación Media Técnico-Profesional, reconocida por el Estado.

Requisito formación específico: Estar en posesión del título Técnico Nivel Medio o Superior en Secretariado Ejecutivo, Asistente Ejecutivo, similar.

Aquellas postulaciones de quienes no posean título técnico o posean título técnico/profesional de otras carreras que no sean afines, serán descalificados del proceso de selección por no cumplimiento de requisito legal.

CONOCIMIENTOS OBLIGATORIOS

Atención de público, orientación de usuarios y calidad de servicio

Manejo de herramientas Google Workspace

Manejo de herramientas Microsoft Office nivel intermedio

Manejo de equipamiento computacional y audiovisual (PC, impresoras, proyectores, pantallas, videoconferencia, audio) a nivel usuario

Conocimientos de gestión documental y administración de archivos físicos y digitales.

CONOCIMIENTOS DESEABLES

Conocimientos en coordinación logística y administración de espacios, salas o recursos compartidos.

Conocimientos de Normativa institucional y procedimientos administrativos aplicables a organismos públicos (Estatuto Administrativo, Ley N°18.575 u otra normativa pertinente).

Conocimientos de protocolos básicos de control de acceso, seguridad de instalaciones y atención de emergencias.

Experiencia sector público / sector privado

Años generales: Al menos 4 años de experiencia general

Años especificos: Al menos 2 años de experiencia desempeñando funciones administrativas, atención de usuarios, coordinación operativa o gestión de espacios. Se valorará experiencia en instituciones de educación superior y/o sector público

Respecto a la experiencia laboral profesional, ésta se refiere al desempeño desde la fecha de obtención del respectivo título profesional. Precisado por la jurisprudencia administrativa de Contraloría General de la República, dictamen Nº 55.891, de 2008, y otros.

Competencias

COMPETENCIAS TRANSVERSALES

1. Orientación a la excelencia: Habilidad para realizar un trabajo de calidad y excelencia, orientado a los objetivos actuales y futuros, monitoreando permanentemente sus resultados y detectando y corrigiendo errores según corresponda.

2. Vocación de servicio público: Actuar teniendo como guía el compromiso con la sociedad y el bien común, actuando y decidiendo de manera ética y responsable, guiado por los valores y principios de probidad y transparencia que rigen a la Universidad.

3. Colaboración y trabajo en equipo: Habilidad para colaborar transversalmente, apoyar e integrar a equipos de trabajo inter e intra áreas, con interdisciplinariedad y transdisciplinariedad, superando los silos organizacionales y facilitando el cumplimiento de los objetivos colectivos.

4. Respeto y empatía: Habilidad para relacionarse de manera amable, cordial y respetuosa con los demás y realizar acciones para fomentar un ambiente de trabajo positivo basado en el respeto, la inclusividad, la igualdad de género, la valoración y la solidaridad con el otro, entregando respuestas oportunas y no discriminatorias, promoviendo la valoración de la diversidad.

5. Reflexión crítica y pensamiento sistémico: Habilidad para analizar y reflexionar críticamente los problemas, desafíos o decisiones, comprendiendo los hechos que componen un fenómeno y su relación, siendo capaz de escuchar y aceptar diversas visiones, y desarrollando ideas y modelos de relaciones sistémicas.

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS

1. Resolución de problemas: Habilidad para identificar y analizar problemas, generando, decidiendo e implementando soluciones efectivas y oportunas a una variedad de situaciones que dificultan el logro de los objetivos institucionales y los de su ámbito de acción.

2. Planificación y organización: Habilidad para comprender, planificar y organizar el trabajo de manera efectiva, considerando equipos, tareas y recursos, para cumplir con bjetivos y plazos requeridos, enfocándose en alcanzar los resultados esperados.

3. Capacidad de adaptación: Habilidad para aceptar, adaptarse e integrar los cambios, modificando la propia perspectiva y comportamiento, aprendiendo de manera continua y adaptándose en forma oportuna a los nuevos desafíos, escenarios y requerimientos tanto del entorno interno como externo, para el logro de las metas institucionales.

4. Comunicación: Habilidad para comunicarse de manera expresiva, clara y directa, escuchando con atención y demostrando comprensión del otro, utilizando adecuadamente diversos canales comunicacionales orales, escritos, analógicos y/o digitales, para facilitar la interacción y comprensión entre los interlocutores.

5. Aprendizaje Continuo: Habilidad para aprender de manera constante y autodirigida, aumentando el conocimiento necesario para su puesto actual y para posibles cargos de interés futuro.

6. Búsqueda y manejo de la información: Habilidad para indagar, recopilar, identificar, obtener y organizar datos de fuentes de la información, que permita la obtención de conocimiento de manera confiable, útil y oportuna.

Contexto del Cargo

OpenBeauchef es el centro de innovación y emprendimiento de la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas (FCFM) de la Universidad de Chile. Como tal, incuba y acelera startups científico tecnológicas buscando desarrollar ecosistemas emergentes que impulsen nuevas economías, contribuyendo al desarrollo económico y sostenible del país, a través del apoyo a startups, proyectos estratégicos, fortalecimiento de capacidades e innovación abierta con la industria.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Declaración jurada que cumple requisitos de ingreso (art. 12 let. c), e) y f) y art. 54 DFL 1/19.653)

Etapas de selección

Publicación de la Convocatoria

La convocatoria se publicará durante 14 días corridos. Durante este período, se recibirán las postulaciones a través del portal indicado en la publicación.

1. Etapa de Evaluación de Admisibilidad y Análisis Curricular

Objetivo: Verificar el cumplimiento de los requisitos legales y específicos del cargo establecidos en las bases del concurso

En primera instancia, se revisará que las postulaciones cumplan con los requisitos legales mínimos, tales como título profesional o nivel educacional exigido por ley.

Solo las postulaciones admisibles pasarán a la fase de análisis curricular.

El análisis curricular evaluará el cumplimiento de los elementos definidos en el perfil del cargo, a saber:

Formación educacional.

Capacitaciones pertinentes.

Experiencia laboral relevante.

2. Etapa de Evaluación Técnica

Objetivo: Evaluar el nivel de conocimientos técnicos del/de la postulante, en relación con los requerimientos establecidos en el perfil del cargo

Esta etapa podría considerar pruebas escritas, orales u otras metodologías evaluativas que permitan estimar objetivamente el grado de dominio técnico requerido para el adecuado desempeño del cargo.

El contenido de esta evaluación estará alineado con las funciones críticas y conocimientos específicos definidos en el perfil del puesto.

3. Etapa de Evaluación Global

Objetivo: Analizar los atributos, competencias y aptitudes del/de la postulante, en relación con los requerimientos conductuales del perfil del cargo.

Se podrán aplicar entrevistas estructuradas por competencias u otras herramientas destinadas a evaluar:

Habilidades interpersonales

Capacidad de trabajo en equipo

Proactividad

Orientación al servicio público, entre otras aptitudes relevantes para el desempeño en el puesto.

4. Cierre del Proceso de Selección

Objetivo: Consolidar los resultados obtenidos en cada etapa y elaborar el ranking final de postulantes

Se elaborará un informe final del proceso, consignando los puntajes alcanzados por cada postulante en las distintas etapas.

Este informe será revisado por la Comisión de Concursos de la Facultad, la cual validará la existencia de candidatos/as elegibles conforme a los criterios establecidos en el perfil de cargo y a la evaluación integral del proceso.

Calendarización del proceso