Asistente de Postgrado - Escuela de Postgrado y Educación Contínua - Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas (FCFM)

Objetivo del cargo

Se espera que sea una persona responsable, ordenada, excelente disposición y buen trato para relacionarse con estudiantes, académicos(as) y funcionarios(as), con capacidad de trabajo en equipo, organización y compromiso para alcanzar los objetivos estratégicos de la organización.

Funciones del cargo

1. Apoyar labores administrativas que le sean encomendadas desde la Subdirección de Postgrado y por parte el Coordinador (a) Docente de los programas transversales de postgrado.

2. Efectuar atención al público en general, para orientación, información y difusión. Entregar información en temas de procedimientos asociados a la secretaría (plazos, normativa vigente, documentación, trámites, entre otros).

3. Dar respuesta y efectuar la derivación de consultas a las unidades académicas correspondientes en comunicación directa con profesores, equipos docentes y estudiantes comunicando temas relativos a información de la Escuela de Postgrado y Educación Continua, fechas importantes dentro del calendario académico, entre otros.

4. Apoyar procesos administrativos y docentes de postgrado de la Escuela, cumpliendo con los plazos establecidos en comunicación con la Secretaría de Estudios de la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas.

5. Asistir en la coordinación de procesos académicos de los programas transversales de postgrado impartidos por la Escuela: postulaciones, convalidaciones de cursos, inscripciones académicas de temas de tesis y graduaciones, entrega de TUI y gestión de TNE, entre otras.

6. Gestionar la reserva de salas y otros recursos para la docencia, así como, apoyar en la tramitación pagos del cuerpo docente de los cursos de los programas transversales de postgrado (profesores, auxiliares y ayudantes).

7. Confeccionar documentos que solicitan estudiantes y profesores(as) de postgrado, respecto a actividades académicas.

8. Dar respuesta y/o procesar las solicitudes de los programas de postgrado a la Escuela mediante los medios institucionales (correo electrónico, plataformas internas, entre otros).

9. Apoyar en instancias de difusión de los programas, así como actos, bienvenidas y otros encomendados por la Subdirección de Postgrado.

10. Efectuar otras labores que le encomiende su jefatura.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Requisito formación general:  Técnico - Estar en posesión de título técnico nivel medio o superior

Requisito formación específico: Estar en posesión de título técnico en Secretariado, Asistente ejecutivo bilingüe, Administración o carreras afines.

Aquellas postulaciones de quienes no posean el título técnico exigido, serán descalificadas del proceso de selección por no cumplimiento de requisito legal.

ESPECIALIZACIÓN DESEABLE

Deseable especialización en atención de público.

CONOCIMIENTOS EXCLUYENTES

Manejo de herramientas computacionales de ofimática: Word, Excel, PowerPoint, internet y correo electrónico.

Formación expresión oral y escrita.

Manejo de Estatuto Administrativo.

CONOCIMIENTOS DESEABLES

Inglés básico

Experiencia sector público / sector privado

Años generales: 2 años de experiencia laboral general

Años específicos: experiencia en funciones similares de al menos 2 años en el sector público, de preferencia en universidades estatales y en ámbitos de postgrado.

Respecto a la experiencia laboral profesional, ésta se refiere al desempeño desde la fecha de obtención del respectivo título profesional. Precisado por la jurisprudencia administrativa de Contraloría General de la República, dictamen Nº 55.891, de 2008, y otros.

Competencias

COMPETENCIAS TRANSVERSALES

Orientación a la excelencia: Habilidad para realizar un trabajo de calidad y excelencia, orientado a los objetivos actuales y futuros, monitoreando permanentemente sus resultados y detectando y corrigiendo errores según corresponda.

Vocación de servicio público: Actuar teniendo como guía el compromiso con la sociedad y el bien común, actuando y decidiendo de manera ética y responsable, guiado por los valores y principios de probidad y transparencia que rigen a la Universidad.

Colaboración y trabajo en equipo: Habilidad para colaborar transversalmente, apoyar e integrar a equipos de trabajo inter e intra áreas, con interdisciplinariedad y transdisciplinariedad, superando los silos organizacionales y facilitando el cumplimiento de los objetivos colectivos.

Respeto y empatía: Habilidad para relacionarse de manera amable, cordial y respetuosa con los demás y realizar acciones para fomentar un ambiente de trabajo positivo basado en el respeto, la inclusividad, la igualdad de género, la valoración y la solidaridad con el otro, entregando respuestas oportunas y no discriminatorias, promoviendo la valoración de la diversidad.

Reflexión crítica y pensamiento sistémico: Habilidad para analizar y reflexionar críticamente los problemas, desafíos o decisiones, comprendiendo los hechos que componen un fenómeno y su relación, siendo capaz de escuchar y aceptar diversas visiones, y desarrollando ideas y modelos de relaciones sistémicas.

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS

Compromiso y conocimiento de la Universidad: Capacidad para alinear la conducta personal con los valores institucionales, interactuando y participando de manera activa y democrática en la toma de decisiones, así como para comprender la estructura y funcionamiento diverso y complejo de la Universidad.

Búsqueda y manejo de información: Habilidad para indagar, recopilar, identificar, obtener y organizar datos y fuentes de información, que permitan la obtención de conocimiento de manera confiable, útil y oportuna

Procesamiento documental: Capacidad para recepcionar, procesar, entregar y analizar información documental académica y/o administrativa, de acuerdo a métodos, instructivos y/o estándares documentales y normativos de la Universidad.

Resolución de problemas: Habilidad para identificar y analizar problemas, generando, decidiendo e implementando soluciones efectivas y oportunas a una variedad de situaciones que dificultan el logro de los objetivos institucionales y los de su ámbito de acción.

Planificación y organización: Habilidad para comprender, planificar y organizar el trabajo de manera efectiva, considerando equipos, tareas y recursos, para cumplir con objetivos y plazos requeridos, enfocándose en alcanzar los resultados esperados.

Análisis administrativo: Capacidad para gestionar y asesorar en torno al procesamiento y análisis de información administrativa, en base a normas y estándares previamente establecidos.

Contexto del Cargo

Impulsar el desarrollo académico y profesional de personas a lo largo de la vida, a través de programas de postgrado y educación continua en base a la investigación, el conocimiento científico-tecnológico y la innovación, mediante un amplio catálogo de programas pertinentes y de alta calidad académica, acorde al sello de la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas (FCFM).

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Declaración jurada que cumple requisitos de ingreso (art. 12 let. c), e) y f) y art. 54 DFL 1/19.653)

Etapas de selección

Publicación de la Convocatoria

La convocatoria se publicará durante 14 días corridos. Durante este período, se recibirán las postulaciones a través del portal indicado en la publicación.

1. Etapa de Evaluación de Admisibilidad y Análisis Curricular

Objetivo: Verificar el cumplimiento de los requisitos legales y específicos del cargo establecidos en las bases del concurso

En primera instancia, se revisará que las postulaciones cumplan con los requisitos legales mínimos, tales como título profesional o nivel educacional exigido por ley.

Solo las postulaciones admisibles pasarán a la fase de análisis curricular.

El análisis curricular evaluará el cumplimiento de los elementos definidos en el perfil del cargo, a saber:

Formación educacional.

Capacitaciones pertinentes.

Experiencia laboral relevante.

2. Etapa de Evaluación Técnica

Objetivo: Evaluar el nivel de conocimientos técnicos del/de la postulante, en relación con los requerimientos establecidos en el perfil del cargo

Esta etapa podría considerar pruebas escritas, orales u otras metodologías evaluativas que permitan estimar objetivamente el grado de dominio técnico requerido para el adecuado desempeño del cargo.

El contenido de esta evaluación estará alineado con las funciones críticas y conocimientos específicos definidos en el perfil del puesto.

3. Etapa de Evaluación Global

Objetivo: Analizar los atributos, competencias y aptitudes del/de la postulante, en relación con los requerimientos conductuales del perfil del cargo.

Se podrán aplicar entrevistas estructuradas por competencias u otras herramientas destinadas a evaluar:

Habilidades interpersonales

Capacidad de trabajo en equipo

Proactividad

Orientación al servicio público, entre otras aptitudes relevantes para el desempeño en el puesto.

4. Cierre del Proceso de Selección

Objetivo: Consolidar los resultados obtenidos en cada etapa y elaborar el ranking final de postulantes

Se elaborará un informe final del proceso, consignando los puntajes alcanzados por cada postulante en las distintas etapas.

Este informe será revisado por la Comisión de Concursos de la Facultad, la cual validará la existencia de candidatos/as elegibles conforme a los criterios establecidos en el perfil de cargo y a la evaluación integral del proceso.

Calendarización del proceso