Secretario (a) Dirección, Oficina de Partes y OIRS - COSAM Sur

Objetivo del cargo

Garantizar el soporte administrativo para la gestión directiva, actuando como uno de los canales de vinculación entre el COSAM Sur, la red de salud y la ciudadanía. Su propósito es asegurar la continuidad administrativa de la Dirección mediante la gestión eficiente de la agenda y la documentación oficial (Oficina de Partes); resguardar el cumplimiento normativo en transparencia (Ley de Lobby); y facilitar el ejercicio de los derechos y deberes de las personas usuarias a través de una atención, orientación y gestión de solicitudes ciudadanas oportuna, transparente y de calidad (OIRS).

Funciones del cargo

En Gestión de Secretaría y Apoyo a la Dirección:

Organizar, coordinar y mantener actualizada la agenda del/la Director/a, priorizando compromisos institucionales y reuniones técnicas.

Realizar las coordinaciones y enlaces administrativos necesarios con los nodos de la Red de Salud Biobío y el intersector para las actividades directivas, manteniendo actualizada la base de datos de referentes clave.

Gestionar y controlar el stock de materiales e insumos de oficina requeridos para el correcto funcionamiento de la Dirección.

Elaborar, transcribir y tramitar la documentación oficial interna del establecimiento, tales como memorándums, oficios, resoluciones internas y actas de reuniones.

En Oficina de Partes y Gestión Documental:

Recibir, registrar, clasificar, distribuir y despachar oportunamente la correspondencia oficial del establecimiento, asegurando la trazabilidad y el correcto archivo institucional de la documentación administrativa y normativa.

Administrar y mantener al día la plataforma institucional de la Ley de Lobby, gestionando el registro de audiencias y solicitudes conforme a la legislación vigente.

Atender y orientar de manera presencial, telefónica o digital a los usuarios internos y externos, realizando las derivaciones pertinentes según el requerimiento.

En OIRS y Relación Ciudadana:

Entregar información clara y oportuna a personas usuarias, familias y redes de apoyo respecto al modelo de atención del COSAM, prestaciones, horarios, requisitos de ingreso y procedimientos generales de la red de salud.

Recibir, registrar, clasificar y tramitar las solicitudes ciudadanas (reclamos, sugerencias, felicitaciones y consultas), gestionando las respuestas institucionales dentro de los plazos legales y bajo estándares de calidad.

Sistematizar, consolidar y presentar periódicamente a la Dirección los resultados de las solicitudes ciudadanas recibidas, identificando nudos críticos y oportunidades de mejora continua en la atención.

Conocer y velar por el cumplimiento de la Ley N° 20.584 (Derechos y Deberes en Salud) y la Ley N° 21.331 (Protección de los Derechos Fundamentales de las Personas con Enfermedad Mental), según el rol que le compete.

Funciones de Apoyo y Colaboración:

Colaborar activamente con la Unidad de Admisión (SOME) en momentos de contingencia o alta demanda, reforzando la primera acogida y la entrega de información general a los usuarios.

Levantamiento de actas y distribución, de reuniones o comités encomendados.

Desarrollar cualquier otra tarea o función administrativa encomendada por su jefatura directa que se encuentre en relación con el ámbito de su cargo.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Exigible:

Licencia de Enseñanza Media o equivalente.

Deseable:

Título Técnico de Nivel Medio o Superior en Secretariado, Administración de Empresas, Técnico en Trabajo Social, Asistente Ejecutivo o carrera afín.

Curso de trato al usuario, atención de público, trabajo en equipo y/o comunicación efectiva, trato humanizado.

Capacitación o conocimiento demostrable en Ley N° 20.584 y Ley N° 21.331.

Manejo de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Outlook) a nivel básico.

Otros relacionados con el perfil del cargo.

Experiencia sector público / sector privado

Exigible: Experiencia laboral de al menos 1 año desempeñando funciones de secretariado, apoyo administrativo, gestión documental u oficinas de atención ciudadana (OIRS/SOME) en el sector público o privado.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Documentos requeridos

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Declaración jurada que cumple requisitos de ingreso (art. 12 let. c), e) y f) y art. 54 DFL 1/19.653)

Etapas de selección

Calendarización del proceso