SECRETARIA(O) DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Y TECNOLOGÍAS

Objetivo del cargo

Entregar soporte técnico-administrativo, documental y logístico a su jefatura directa y equipo de trabajo, asegurando la correcta recepción, despacho, registro y archivo de documentos, junto con brindar una atención de excelencia, empática y oportuna a las/os usuarias/os internos y externos, bajo estrictos principios de probidad y confidencialidad, asegurando la eficiencia operativa y coordinación efectiva entre Jefatura DIT y las demás unidades del departamento y usuarias/os de la red asistencial.

Funciones del cargo

-Responsable de clasificar, organizar y archivar documentos tanto físicos como digitales de manera sistemática y accesible, para su distribución interno o externa, manteniendo organizados y actualizados los archivos físicos y digitales del depto., garantizando el acceso rápido a los antecedentes y el resguardo de la información sensible.

-Actúa como punto de contacto principal para la comunicación interna y externa del DIT, gestionando y manteniendo registro actualizados de correos, llamadas telefónicas y correspondencia.

-Organiza y coordina salidas a terreno relacionadas para el personal del DIT.

-Organización para registrar la disponibilidad de las y los funcionarios del DIT, incluyendo ausencias, salidas, licencias médicas, entre otros casos.

-Apoyo a los distintos integrantes del departamento en la búsqueda de antecedentes y procedimientos que apoyen su gestión, esto puede ser resoluciones, oficios, protocolos, leyes, normativas, reglamentos, y en general cualquier documentación que se requiera para el correcto cumplimiento de las actividades del departamento.

-Elaboración, envío, seguimiento y control de las minutas de reuniones entre el departamento y sus distintos interlocutores, tanto internos como externos, para los distintos proyectos del Departamento.

-Atención y derivación de las comunicaciones telefónicas dirigidas al departamento y contar con conocimiento claro y específico de los roles presentes en el departamento, de manera de estar preparada para la correcta derivación u orientación hacia funcionarias/os funcionarios, proveedores y en general a cualquier persona que se comunique con el departamento.

-Atender los teléfonos y correos electrónicos institucionales, escalando los requerimientos de manera ágil.

-Control foliado y/o numeración de toda documentación formal interna del departamento.

-Solicitud, administración, control de inventario y gestión general de los insumos de oficina del departamento. Papelería, artículos de limpieza, insumos de escritorio, etc. Coordinación con Bodega y solicitudes. Controlar su uso y consumo.

-Apoyo en la gestión de creación de licencias de usuarios para Registro Clínico Electrónico y/o de cualquier ticket de solicitud formal de ámbito administrativo que le haya asignado la jefatura.

-Elaboración de documentos que deben ser tramitados vía plataforma DocDigital.

-Administración, creación, apertura y gestión general de las reuniones presenciales y virtuales (plataformas Zoom, Meet, Teams, etc.) de la jefatura.

-Ante situaciones de contingencia, apoyo a la división de Soporte TIC de la UGTDS/SIC en la asignación de solicitudes a través de la Plataforma de Soporte (losTicket) a pedido de su jefatura.

-Recepción y registro de toda la documentación del depto., considerando la recepción, clasificación, fechar y timbrar toda la documentación física o electrónica (oficios, memorándums, circulares, cartas) dirigida a su unidad.

-Gestionar el despacho oportuno de la documentación interna y externa, manteniendo un libro de control (o sistema informático de gestión documental) con las firmas o respaldos correspondientes.

-Administrar la agenda diaria de su jefatura directa, programando audiencias, reuniones y compromisos institucionales.

-Digitar, confeccionar y dar formato a minutas, oficios, resoluciones internas, actas de reuniones y otros documentos requeridos por la jefatura, cuidando la ortografía, redacción y las formalidades del sector público.

-Coordinar salas, recursos audiovisuales y, cuando corresponda, los requerimientos de coffee break para los comités o reuniones de trabajo de la unidad.

-Recibir y orientar a usuarios, pacientes, gremios o funcionarios que acudan a la oficina, entregando información clara o derivándolos asertivamente con quien corresponda.

-Coordinar flujos de información y firmas pendientes con otras áreas clave, tales como Recursos Humanos, Finanzas, Abastecimiento o la Dirección General.

-Apoyo y gestión en los procesos de implementación de sistema de gestión documental y/o sistemas de transformación digital del estado en la institución.

-Otras funciones delegadas por su jefatura y relacionadas con el cargo.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Licencia de enseñanza media o equivalente otorgada por una institución de educación del estado o reconocida por éste.

Requisito:

-Acreditar curso en herramientas ofimáticas (Word y/o Excel y/o Outlook y/o PowerPoint).

Deseable:

-Contar con título de técnico/a nivel medio en secretariado.

-Acreditar Capacitación en atención de usuarios, gestión documental.

-Acreditar curso en gestión y promoción del buen trato laboral.

-Acreditar curso o capacitación en materias de género e inclusión.

Experiencia sector público / sector privado

Requisito:

-Acreditar experiencia laboral como secretaria/o.

Deseable:

-Acreditar experiencia laboral de al menos 1 año como secretaria/o en el área de salud pública o privada, preferentemente del área de informática o tecnologías de la información.

Competencias

COMPETENCIAS TRANSVERSALES

Empatía

La capacidad de ponerse en el lugar de los/as demás, comprendiendo sus emociones, necesidades y perspectivas, respondiendo con sensibilidad y respeto, y ajustando la propia conducta para favorecer una comunicación efectiva, relaciones positivas y un clima de confianza mutua.

Probidad

Rectitud e integridad en las acciones cotidianas. Según la Ley, el principio de probidad administrativa consiste en “observar una conducta funcionaria intachable y un desempeño honesto y leal de la función o cargo, con preeminencia del interés general sobre el particular”.

Trabajo en Equipo

La capacidad de integrarse y colaborar activamente con otros/as, aportando habilidades, conocimientos y actitudes para alcanzar objetivos comunes, fomentando la comunicación abierta, el respeto por la diversidad de ideas y la corresponsabilidad en los resultados, priorizando el logro colectivo sobre los intereses individuales.

Compromiso

La capacidad de asumir y cumplir con responsabilidad las tareas, acuerdos y metas establecidas, demostrando constancia, lealtad y alineación con los valores y objetivos institucionales priorizando el bien común por sobre los intereses personales inmediatos.

Calidad del Trabajo

La capacidad de ejecutar las tareas y responsabilidades con precisión, cuidado y atención al detalle, asegurando que los resultados cumplan con los estándares establecidos, aporten valor y respondan a las necesidades del entorno y la institución, manteniendo a la vez una actitud de mejora continua.

Equidad

La capacidad de actuar con justicia e imparcialidad, reconociendo y respetando las diferencias individuales, garantizando igualdad de oportunidades, trato digno y condiciones justas para todas las personas, sin favoritismos ni discriminación.

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS

Organización y Planificación

Gestionar eficientemente la agenda, correspondencia y archivos del departamento, priorizar tareas, anticipar necesidades del equipo y optimizar los recursos disponibles, asegurando el cumplimiento oportuno de los plazos institucionales y manteniendo un flujo de trabajo ordenado, sistemático y transparente de cara a la gestión pública.

Comunicación efectiva y relaciones interpersonales.

Ser el canal oficial de comunicación del departamento, atendiendo de forma empática, clara y respetuosa a usuarios internos y externos. Debe redactar documentos oficiales con precisión y mantener una escucha activa para resolver consultas, proyectando siempre una imagen profesional, confiable y colaborativa de la institución.

Atención y orientación al usuario.

Capacidad para acoger requerimientos de usuarios internos y externos, entregar información dentro de su ámbito de competencia y efectuar las derivaciones correspondientes.

Manejo reservado de información.

Capacidad para tratar documentación y antecedentes institucionales con discreción, confidencialidad y criterio.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Declaración jurada que cumple requisitos de ingreso (art. 12 let. c), e) y f) y art. 54 DFL 1/19.653)

Etapas de selección

Calendarización del proceso