SECRETARIA(O) DE DEPARTAMENTO GESTIÓN CLÍNICA CENTRADA EN LAS PERSONAS

Objetivo del cargo

Brindar soporte administrativo al departamento de gestión clínica centrado en las personas de la Dirección, entregando una atención eficiente, efectiva y cordial tanto en las necesidades de las personas funcionarias de la Dirección, así como de las necesidades internas del Departamento

Funciones del cargo

-Brindar apoyo administrativo y asistencia directa a la jefatura y al Equipo del Departamento de Gestión Clínica Centrado en las Personas.

-Gestionar la atención telefónica y el correo electrónico institucional, manteniendo una comunicación efectiva con áreas internas, organismos externos y actores relevantes del sector.

-Difundir lineamientos, instrucciones y comunicados oficiales a establecimientos hospitalarios y otras instituciones públicas y privadas.

-Administrar la correspondencia institucional, asegurando su correcta recepción, registro, distribución y seguimiento.

-Coordinar la atención de usuarios, autoridades y visitas, fortaleciendo las relaciones institucionales y la imagen organizacional.

-Organizar y coordinar reuniones, actividades corporativas y eventos institucionales.

-Gestionar la agenda del Jefe del Departamento, programando reuniones, compromisos y coordinaciones con diferentes entidades.

-Elaborar y tramitar documentación administrativa y técnica, incluyendo resoluciones, oficios, memorándums, reservados, solicitudes, permisos y otros documentos oficiales.

-Redactar documentos e informes de acuerdo con los requerimientos de la jefatura y objetivos del Departamento.

-Mantener actualizados los registros físicos y digitales de documentación, garantizando su trazabilidad, archivo y resguardo.

-Gestionar solicitudes mensuales de insumos mediante los sistemas informáticos institucionales.

-Velar por la seguridad, confidencialidad y conservación de la documentación bajo su responsabilidad.

-Administrar procesos tales como permisos administrativos, feriados legales y descansos compensatorios cuando corresponda.

-Mantener informada a la jefatura respecto de situaciones relevantes relacionadas con la gestión administrativa del departamento.

-Ejecutar otras funciones afines encomendadas por la jefatura.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

REQUISITO:

-Licencia de técnico/a de nivel medio o superior en secretariado otorgado por una institución de educacional reconocida y validada por el Ministerio de educación.

DESEABLE: -Curso de Excel Nivel básico.

Experiencia sector público / sector privado

REQUISITO:

-Experiencia como secretaria/o en instituciones del sector público o privado.

DESEABLE:

-Acreditar 2 años de experiencia en secretaría, labores administrativas y/o similares en sector público.

Competencias

COMPETENCIAS TRANSVERSALES

Empatía

La capacidad de ponerse en el lugar de los/as demás, comprendiendo sus emociones, necesidades y perspectivas, respondiendo con sensibilidad y respeto, y ajustando la propia conducta para favorecer una comunicación efectiva, relaciones positivas y un clima de confianza mutua.

Probidad

Rectitud e integridad en las acciones cotidianas. Según la Ley, el principio de probidad administrativa consiste en “observar una conducta funcionaria intachable y un desempeño honesto y leal de la función o cargo, con preeminencia del interés general sobre el particular”.

Trabajo en Equipo

La capacidad de integrarse y colaborar activamente con otros/as, aportando habilidades, conocimientos y actitudes para alcanzar objetivos comunes, fomentando la comunicación abierta, el respeto por la diversidad de ideas y la corresponsabilidad en los resultados, priorizando el logro colectivo sobre los intereses individuales.

Compromiso

La capacidad de asumir y cumplir con responsabilidad las tareas, acuerdos y metas establecidas, demostrando constancia, lealtad y alineación con los valores y objetivos institucionales priorizando el bien común por sobre los intereses personales inmediatos.

Calidad del Trabajo

La capacidad de ejecutar las tareas y responsabilidades con precisión, cuidado y atención al detalle, asegurando que los resultados cumplan con los estándares establecidos, aporten valor y respondan a las necesidades del entorno y la institución, manteniendo a la vez una actitud de mejora continua.

Equidad

La capacidad de actuar con justicia e imparcialidad, reconociendo y respetando las diferencias individuales, garantizando igualdad de oportunidades, trato digno y condiciones justas para todas las personas, sin favoritismos ni discriminación.

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS

Organización y Planificación

Gestionar eficientemente la agenda, correspondencia y archivos del departamento, priorizar tareas, anticipar necesidades del equipo y optimizar los recursos disponibles, asegurando el cumplimiento oportuno de los plazos institucionales y manteniendo un flujo de trabajo ordenado, sistemático y transparente de cara a la gestión pública.

Comunicación efectiva y relaciones interpersonales.

Ser el canal oficial de comunicación del departamento, atendiendo de forma empática, clara y respetuosa a usuarios internos y externos. Debe redactar documentos oficiales con precisión y mantener una escucha activa para resolver consultas, proyectando siempre una imagen profesional, confiable y colaborativa de la institución.

Adaptación y Trabajo en equipo.

Integrarse activamente sus funciones con los objetivos del departamento, apoyando a las distintas áreas frente a fluctuaciones de carga administrativa. Debe asimilar con flexibilidad los cambios normativos o tecnológicos, manteniendo una disposición proactiva, constructiva y orientada al logro de las metas comunes del equipo.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Declaración jurada que cumple requisitos de ingreso (art. 12 let. c), e) y f) y art. 54 DFL 1/19.653)

Etapas de selección

Calendarización del proceso