Asistente de Administración Docente - Departamento de Ciencias de la Computación (DCC) - Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas (FCFM)

Objetivo del cargo

Brindar soporte técnico y apoyo administrativo integral a las operaciones del Área de Docencia del DCC, asistiendo directamente a la Unidad en la gestión y colaboración de la Administración Docente. Es responsable de la atención directa a usuarios (estudiantes, docentes y público), la gestión logística y operativa del área (coordinación de salas, fotocopias y recursos), la revisión de información y antecedentes administrativos, y el seguimiento a las acciones y procesos ejecutados por el área, garantizando el cumplimiento oportuno en tiempo y forma de las actividades docentes.

Funciones del cargo

1. Gestión documental y financiera: Gestionar la documentación y los antecedentes administrativos asociados a los programas de pregrado y postgrado, incluyendo facturación, pagos, convenios, honorarios, servicios docentes, proyectos de software, informes de prácticas, comisiones de titulación y otros procesos relacionados, coordinando su tramitación con Administración Docente y las unidades correspondientes.

2. Titulación y graduación: Gestionar y realizar seguimiento a los procesos administrativos de titulación y graduación de estudiantes de pregrado y postgrado, incluyendo la recepción, revisión y despacho de actas, antecedentes, expedientes y otros documentos requeridos por las unidades responsables.

3. Beneficios estudiantiles: Recibir, verificar, registrar y efectuar seguimiento a las solicitudes de ayudas de viaje, becas, rebajas arancelarias y otros beneficios estudiantiles, comprobando el cumplimiento de los requisitos formales y la existencia de la documentación de respaldo correspondiente.

4. Plataformas y consistencia de registros: Mantener actualizada la información académica y administrativa de los programas en PGScopio, UCampus y otras plataformas institucionales, verificando la integridad, consistencia, correcta consolidación y oportunidad de los registros.

5. Atención y coordinación académica: Atender, orientar y derivar oportunamente las consultas de estudiantes, docentes y público general, de manera presencial o remota, y apoyar la coordinación y seguimiento de reuniones, solicitudes y situaciones académicas o administrativas especiales.

6. Gestión de expedientes físicos y digitales: Registrar, revisar, organizar, archivar y mantener actualizadas las carpetas físicas y digitales correspondientes a los procesos de titulación y graduación, verificando que los expedientes estén completos y no presenten inconsistencias antes de su tramitación.

7. Logística de actividades académicas: Coordinar y ejecutar la logística operativa asociada a los procesos de titulación, graduación y otras actividades académicas, incluyendo reserva de espacios, preparación de salas, requerimientos técnicos, materiales, insumos y servicios de catering necesarios para su adecuado desarrollo.

8. Configuración y registro de procesos docentes en UCampus: Registrar la conformación de las comisiones de titulación y graduación, y configurar el sistema de postulaciones docentes y la asignación del cuerpo docente de cada curso en UCampus, verificando previamente los antecedentes y procurando la consistencia y oportunidad de la información ingresada. Asimismo, ejecutar otras labores administrativas afines al cargo, de acuerdo con las necesidades del área y las instrucciones de la jefatura.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Requisito formación general: Técnico - Título Técnico de Nivel Medio o Superior (carrera de 4 a 6 semestres de duración) otorgado por un Centro de Formación Técnica, Universidad o Instituto Profesional reconocido por el Estado.

Requisito formación específico: estar en posesión de título técnico en Administración Pública / Gestión Pública, Administración de Empresas o Contabilidad General / Control de Gestión.

Aquellas postulaciones de quienes no posean título técnico o posean título técnico de otras carreras, serán descalificados del proceso de selección por no cumplimiento de requisito legal.

ESPECIALIZACIÓN DESEABLE

Deseable contar con cursos acreditados (Diplomado, etc.) por instituciones educacionales reconocidas por el Estado de Chile en:

● Atención de Usuarios y Servicio

● Herramientas Digitales y Manejo de Datos

● Gestión Documental y Redacción Administrativa

● Normativa Pública

CONOCIMIENTOS OBLIGATORIOS

● Gestión Documental y Control de Archivos

● Verificación de Antecedentes Administrativos y Financieros Básicos

● Logística de Oficina y Coordinación Operativa

● Atención de Público y Protocolos de Comunicación

● Ofimática nivel intermedio

● Manejo de G Suite

CONOCIMIENTOS DESEABLES

● Conocimientos de Administración Pública

● Uso de Plataformas de Gestión Académica e Institucional (UCampus, U-Cursos, PGScopio)

Experiencia sector público / sector privado

Años generales: Al menos 4 años de experiencia laboral

Años específicos: Al menos 2 años de experiencia laboral en áreas financiera-contable. Deseable en instituciones públicas, enuniversidades o en áreas de asistencia a la docencia.

Respecto a la experiencia laboral profesional, ésta se refiere al desempeño desde la fecha de obtención del respectivo título. Precisado por la jurisprudencia administrativa de Contraloría General de la República, dictamen Nº 55.891, de 2008, y otros.

Competencias

COMPETENCIAS TRANSVERSALES

Orientación a la excelencia: Habilidad para realizar un trabajo de calidad y excelencia, orientado a los objetivos actuales y futuros, monitoreando permanentemente sus resultados y detectando y corrigiendo errores según corresponda.

Vocación de servicio público: Actuar teniendo como guía el compromiso con la sociedad y el bien común, actuando y decidiendo de manera ética y responsable, guiado por los valores y principios de probidad y transparencia que rigen a la Universidad.

Colaboración y trabajo en equipo: Habilidad para colaborar transversalmente, apoyar e integrar a equipos de trabajo inter e intra áreas, con interdisciplinariedad y transdisciplinariedad, superando los silos organizacionales y facilitando el cumplimiento de los objetivos colectivos.

Respeto y empatía: Habilidad para relacionarse de manera amable, cordial y respetuosa con los demás y realizar acciones para fomentar un ambiente de trabajo positivo basado en el respeto, la inclusividad, la igualdad de género, la valoración y la solidaridad con el otro, entregando respuestas oportunas y no discriminatorias, promoviendo la valoración de la diversidad.

Reflexión crítica y pensamiento sistémico: Habilidad para analizar y reflexionar críticamente los problemas, desafíos o decisiones, comprendiendo los hechos que componen un fenómeno y su relación, siendo capaz de escuchar y aceptar diversas visiones, y desarrollando ideas y modelos de relaciones sistémicas.

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS

Compromiso y conocimiento de la Universidad: Capacidad para alinear la conducta personal con los valores institucionales, interactuando y participando de manera activa y democrática en la toma de decisiones, así como para comprender la estructura y funcionamiento diverso y complejo de la Universidad.

Planificación y organización: Habilidad para comprender, planificar y organizar el trabajo de manera efectiva, considerando equipos, tareas y recursos, para cumplir con objetivos y plazos requeridos, enfocándose en alcanzar los resultados esperados.

Aplicación de procedimientos: Capacidad para brindar soporte a la gestión de su área/unidad, a través de la realización de actos y procedimientos requeridos para su continuidad operacional.

Capacidad de adaptación: Habilidad para aceptar, adaptarse e integrar los cambios, modificando la propia perspectiva y comportamiento, aprendiendo de manera continua y adaptándose en forma oportuna a los nuevos desafíos, escenarios y requerimientos tanto del entorno

Análisis administrativo: Capacidad para gestionar y asesorar en torno al procesamiento y análisis de información administrativa, en base a normas y estándares previamente establecidos.

Búsqueda de información: Habilidad para indagar, recopilar, identificar, obtener y organizar datos y fuentes de información, que permitan la obtención de conocimiento de manera confiable, útil y oportuna.

Contexto del Cargo

El Departamento de Ciencias de la Computación tiene como objetivo la realización de las actividades académicas para entregar educación superior integral y de excelencia en el área de Ciencias de la Computación; congregar y potenciar a un cuerpo académico de excelencia que realice investigación científica y tecnológica en dicha área de conocimiento; y participar en el desarrollo cultural y social del país y la región.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Declaración jurada que cumple requisitos de ingreso (art. 12 let. c), e) y f) y art. 54 DFL 1/19.653)

Otros

Etapas de selección

Publicación de la Convocatoria

La convocatoria se publicará durante 14 días corridos. Durante este período, se recibirán las postulaciones a través del portal indicado en la publicación.

1. Etapa de Evaluación de Admisibilidad y Análisis Curricular

Objetivo: Verificar el cumplimiento de los requisitos legales y específicos del cargo establecidos en las bases del concurso

En primera instancia, se revisará que las postulaciones cumplan con los requisitos legales mínimos, tales como título profesional o nivel educacional exigido por ley.

Solo las postulaciones admisibles pasarán a la fase de análisis curricular.

El análisis curricular evaluará el cumplimiento de los elementos definidos en el perfil del cargo, a saber:

Formación educacional.

Capacitaciones pertinentes.

Experiencia laboral relevante.

2. Etapa de Evaluación Técnica

Objetivo: Evaluar el nivel de conocimientos técnicos del/de la postulante, en relación con los requerimientos establecidos en el perfil del cargo

Esta etapa podría considerar pruebas escritas, orales u otras metodologías evaluativas que permitan estimar objetivamente el grado de dominio técnico requerido para el adecuado desempeño del cargo.

El contenido de esta evaluación estará alineado con las funciones críticas y conocimientos específicos definidos en el perfil del puesto.

3. Etapa de Evaluación Global

Objetivo: Analizar los atributos, competencias y aptitudes del/de la postulante, en relación con los requerimientos conductuales del perfil del cargo.

Se podrán aplicar entrevistas estructuradas por competencias u otras herramientas destinadas a evaluar:

Habilidades interpersonales

Capacidad de trabajo en equipo

Proactividad

Orientación al servicio público, entre otras aptitudes relevantes para el desempeño en el puesto.

4. Cierre del Proceso de Selección

Objetivo: Consolidar los resultados obtenidos en cada etapa y elaborar el ranking final de postulantes

Se elaborará un informe final del proceso, consignando los puntajes alcanzados por cada postulante en las distintas etapas.

Este informe será revisado por la Comisión de Concursos de la Facultad, la cual validará la existencia de candidatos/as elegibles conforme a los criterios establecidos en el perfil de cargo y a la evaluación integral del proceso.

Calendarización del proceso