Encargado(a) de Administración y Finanzas Recintos, Región de La Araucanía.

Objetivo del cargo

Gestionar, ejecutar y controlar el presupuesto de los Recintos de la región, así como la realización de las compras y la custodia de materiales y equipos. Además, será el responsable de la administración del personal que integra el equipo.

Funciones del cargo

1. Gestionar las solicitudes y trámites administrativos del recurso humano del Recinto.

Elaborar la carpeta con la documentación de cada funcionario/a (estudios, cuenta, AFP, Isapre, datos personales, licencias, liquidación de sueldo, contrato, boleta de honorarios, permisos administrativos, vacaciones etc.).

Realizar la administración del personal según su tipo de contrato: honorario, código del trabajo y contrata o planta.

Controlar sistema de recursos humanos toda la información de los funcionarios en cuanto a su: asistencia, licencias, vacaciones, permisos etc.

Administrar y controlar la asistencia, vacaciones, atrasos del personal a través de los sistemas de enrolamiento y control de asistencia.

Informar a nivel central las horas extras y boletas honorarios de los funcionarios.

Recepcionar las licencias médicas que presenten los funcionarios y reportar al área que corresponda, la inasistencia de estos.

Revisar con los funcionarios sus liquidaciones y aclarar dudas cuando sea necesario.

2. Gestionar todas las facturaciones que se realizan en el Recinto.

Verificar que todas las facturas y los pagos sean enviados al nivel central y/o Dirección Regional con la firma del encargado regional de recintos y la documentación correspondiente y en el caso que sea necesario, sugerir el no pago de ésta.

Verificar que la facturación se realice con la orden de compra e ID correspondiente.

Verificar que todas las facturas de empresas de servicios cuenten con los pagos de sus trabajadores al día, a través del comprobante de pago de cotizaciones y certificado de la Inspección del Trabajo.

Verificar con el Supervisor de Servicio la asistencia de los trabajadores del proveedor, de manera que toda esta documentación certifique al nivel central que se pueda efectuar el pago de la factura.

Asegurar la facturación en el mes que se desarrolla la actividad o compra, evitando el déficit presupuestario.

3. Gestionar y controlar el presupuesto del Recinto.

Realizar la trazabilidad del presupuesto, a través del reporte enviado al nivel central y/o Dirección Regional, con la información que se maneja en los recintos.

Supervisar el control de los activos fijos y fungibles de los recintos.,

Monitorear el presupuesto asignado a los proveedores a través de la facturación.

Controlar los bienes y servicios adquiridos a través de la planilla de control del presupuesto con la que se cuenta para esos ítems.

Realizar con las distintas áreas, la proyección del presupuesto del año siguiente y presentarlo a nivel central y/o Dirección Regional

Administrar los fondos fijos por rendir del Recinto para compras menores de este, según sea la necesidad.

4. Gestionar las compras de los recintos con las áreas de soporte de la Dirección Regional de La Araucanía.

Buscar en ChileCompra los productos o servicios que se necesitan, acordes al presupuesto.

Enviar a la Unidad de Abastecimiento el formulario de requerimiento online o mediante memorándum visado por el encargado regional de recintos, para realizar la gestión de compra correspondiente.

Supervisar que se cumpla lo estipulado en los contratos de servicios, por parte de las empresas proveedoras del Recinto cuando corresponda.

Enviar a la Unidad de Adquisiciones  las bases técnicas o términos de referencia de las compras de los recintos visados por el encargado de área regional de recintos, para realizar la gestión de compra correspondiente.

Apoyar la gestión administrativa de las unidades de soporte de la Dirección Regional, entre estas; Adm y Finanzas y Área jurídica, en temas de compras públicas, colaborando en la elaboración, revisión, tramitación y seguimiento de bases administrativas, procesos de contratación, adjudicaciones, contratos y demás actos administrativos asociados a la Unidad de Recintos, así como  apoyar técnico-administrativo a estas Unidades  en materias propias de su competencia relativas a recintos, conforme a la normativa vigente y a los procedimientos institucionales.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Título profesional de una carrera de 8 semestres de duración, otorgado por una universidad o instituto profesional del Estado o reconocidos por éste o aquellos validados en Chile de acuerdo con la legislación vigente.

Estudios Académicos en: Contabilidad y Auditoría, Contabilidad Pública, Ingeniería Comercial, Ingeniería en Administración con mención en Finanzas y Control de Presupuesto, Ingeniería en Administración de Empresas y/o Ingeniería en control de gestión.

Deseable especialización en Contabilidad y Finanzas Pública.

Deseable contar con certificación en compras públicas de la Dirección de Chile Compra. (Al menos nivel básico)

Experiencia sector público / sector privado

Contar con al menos 2 años de experiencia profesional en la ejecución y control de presupuestos, administración de personal (control de asistencia, licencias y carpetas de funcionarios), así como en la gestión de procesos de facturación y compras.

Deseable contar con al menos 1 año de experiencia previa en el sector público en tareas relacionadas al cargo solicitado.

Competencias

Fomento al Deporte y Actividad Física: Conoce la misión del IND y conceptos básicos de deporte y actividad física. Apoya a otros en la elaboración de materiales informativos básicos del Servicio, según sea solicitado. Informa a clientes internos y externos respecto a instalaciones y áreas de la Institución.

Orientación al Cliente Interno/Usuario: Conoce las necesidades implícitas de sus clientes/usuarios, indagando en sus expectativas y poniéndose en su lugar. Entiende y conoce los requerimientos, pudiendo cumplir y satisfacer las necesidades del usuario en tiempo y forma. Propone mejoras a los procesos y procedimientos asociados al servicio de sus clientes/usuarios.

Trabajo Colaborativo: Comparte conocimientos, información y recursos con su equipo de trabajo, promoviendo un crecimiento de éste. Propone y/o implementa mejoras a los procesos de trabajo con otras áreas del IND. Genera acciones concretas para integrar a los miembros y generar una identidad de equipo en función de los objetivos.

Adaptación al Cambio: Impulsa a otros a superar sus resistencias frente a los cambios, transmitiendo una visión positiva de éstos. Redefine enfoques, prioridades y métodos en respuesta a las diferentes demandas de su trabajo. Transmite y comparte la información relativa a los cambios, destacando sus beneficios.

Capacidad Analítica: Genera propuestas de solución a través del análisis de elementos clave de una situación o proceso. Examina las relaciones entre diversos elementos de una situación, reconociendo consecuencias e implicancias. Identifica inconsistencias en datos o información general y establece un plan de acción correctivo.

Orientación a la Calidad y el Orden: Utiliza sistemas para la Organización y revisión de la información propia de su ámbito de acción, acorde a estándares y procedimientos establecidos. Prioriza las actividades y asignación de recursos que faciliten el cumplimiento del trabajo y planes a corto y mediano plazo. Corrige personalmente desviaciones en los procedimientos de su trabajo.

Planificación y Organización: Realiza seguimiento sistemático de las actividades y procesos asignados para la ejecución de su trabajo. Propone acciones preventivas para los diferentes planes de acción de su área, que permiten mayor probabilidad de éxito en el cumplimiento de objetivos y metas. Restructura y prioriza las tareas de su equipo para resolver contingencias o desviaciones.

Resolución de Problemas: Solicita ayuda y escala las posibles soluciones a los problemas a los que se enfrenta. Aborda y resuelve situaciones problemáticas vinculadas a su puesto de trabajo. Analiza diferentes ópticas y perspectivas para la solución de problemas.

Requisitos generales

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Declaración jurada que acredite que el/la postulante no se encuentra afecto a las inhabilidades

Etapas de selección

El proceso de evaluación constará de etapas sucesivas. Los resultados y las citaciones a las distintas fases serán comunicados a través de correo electrónico unicamente.

1. Etapa: Análisis Curricular

En esta etapa preselectiva se evaluarán los antecedentes de formación educacional, capacitación y experiencia laboral.

Filtro de Admisibilidad: Revisión formal del cumplimiento de los requisitos legales y obligatorios para el ingreso a la Administración Pública.

Evaluación de Factores: Se realizará mediante una pauta objetiva y puntuada ajustada al perfil del cargo o de forma dicotómica (Posee lo solicitado: SÍ/NO).

Los candidatos que cumplan con los requisitos o superen el puntaje de corte pasarán a la siguiente fase.

2. Etapa: Prueba Técnica

Esta etapa tiene como objetivo corroborar que los postulantes poseen los conocimientos técnicos específicos requeridos para el desempeño de las funciones del cargo.

Carácter Facultativo: La realización de esta etapa está sujeta a la pertinencia y solicitud de la Unidad/Área Requirente, por lo que puede o no llevarse a cabo según las necesidades del servicio.

Evaluación de Conocimientos: Se evaluará la capacidad de aplicación de los conocimientos técnicos y profesionales. Esta prueba se aplicará de manera previa a las entrevistas ante el Comité de Selección.

3. Etapa: Entrevista ante el Comité de Selección

Consiste en una entrevista semiestructurada para evaluar el grado de ajuste del postulante al perfil del cargo y su motivación por la función pública.

Comité Mixto: El comité estará conformado por al menos tres personas (jefatura directa (o representante), especialista técnico (o representante) y representante de gestión de personas).

Calificación: Se asignarán notas individuales de 1.0 a 7.0, las cuales serán promediadas para obtener la calificación final de la etapa.

4. Etapa: Evaluación Psicolaboral

Evaluación de las competencias conductuales y psicológicas necesarias para el puesto.

Modalidad: Se realizará de manera online a los candidatos con los mejores puntajes en la etapa anterior.

Este proceso se realizará en el Centro de Responsabilidad correspondiente a la sede del cargo y el costo asociado (traslado, alimentación) debe ser asumido por cada postulante. En el caso de que el/la postulante esté participando en otros procesos de reclutamiento, en otras regiones, deberá considerar cada postulación como independiente, debiendo asistir a cada una de las entrevistas a las que se le cite. De igual forma, será notificado por cada una de las postulaciones.

Calendarización del proceso