Asistente Administrativo(a) Unidad de Control y Gestión Presupuestaria - Departamento de Inversiones y Operaciones

Objetivo del cargo

Responsable de ejecutar una variedad de tareas administrativas y operativas que respaldan el funcionamiento eficiente y eficaz de la unidad de Control y Gestión Presupuestaria. Desempeña un papel importante en facilitar la comunicación y coordinación dentro de las diferentes unidades y otras áreas transversales.

Funciones del cargo

Funciones Generales

• Planificar agenda de jefatura, en caso de ser requerido coordinar actividades varias.
• Administrar correspondencia y documentación, verificando y revisando recepción y derivación según corresponda.
• Realizar ingreso a Plataformas (DocDigital, Gestor Documental, Ventanilla Única GRD)
• Seguimiento documental en plataforma digital institucional.
• Atención de público, usuarios internos o externos. Funciones Específicas
• Apoyar en el monitoreo de avance de procesos y/o proyectos, identificando riesgos y recopilando documentación

asociada e informando desviaciones o dificultades a la jefatura directa.

• Mantener y actualizar registros, bases de datos y sistemas de archivo, de acuerdo a la solicitud de la jefatura.
• Realizar el seguimiento de la ejecución presupuestaria, de acuerdo a los plazos establecidos y verificar que las

solicitudes se encuentren en la cartera de proyectos.

• Contribuir en la elaboración y diseño de procesos, para ejecutar acciones de mejora continua, para la optimización del

funcionamiento de la unidad.

• Confeccionar documentos institucionales: Resoluciones, Oficios, Memorándums, presentaciones y otros que sean

requeridos.

• Elaborar informes a solicitud de su jefatura en base a tareas solicitadas X
• Asistir en tareas operativas diarias y deberes administrativos a la Unidad de Control y Gestión Presupuestaria
• Generar minuta con antecedentes e información de interés y relevante de la programación del trabajo y/o

relacionada al Departamento, para apoyar las reuniones semanales o mensuales.

• Atender a usuarios(as) tanto internos(as) como externos(as) y coordinar horarios, reuniones y citas. Responsabilidades - Asesorar a la jefatura del departamento en áreas de su conocimiento.
• Otras funciones asignadas por su jefatura.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Licencia de educación media o similar, otorgada por un establecimiento educacional del estado o reconocido por éste.

Cursos en Compras Públicas, Administración y/o Herramientas MS Office (nivel intermedio), específicamente Excel y Word. Deseable: Técnico en Administración Pública, Técnico en Administración de Empresas.

Experiencia sector público / sector privado

Acreditar una experiencia laboral en el área administrativa o en labores equivalentes no inferior a tres años en el sector público o privado.

Competencias

ORIENTACIÓN AL USUARIO * Gestiona de manera eficaz las relaciones con usuarios, demostrando disponibilidad, empatía y servicio.

* Hace seguimiento a los requerimientos de los usuarios y a las soluciones prestadas.

* Asume las consecuencias por sus actos y hace las enmiendas que sean pertinentes para cambiar o mejorar las cosas.

CAPACIDAD DE ANÁLISIS * Identifica cadenas de acontecimientos, hechos, causas y consecuencias que llevan a un problema.

* Realiza múltiples conexiones causales que permiten anticiparse a escenarios y alternativas de solución.  * Realiza análisis extrayendo conclusiones que generen nuevas alternativas de acción a nivel organizacional.

COMUNICACIÓN EFECTIVA * Mantiene flujos constantes de comunicación con agentes internos y externos de la organización.

* Se comunica efectivamente con diversos tipos de personas, aun cuando éstas sean controversiales * Maneja adecuadamente lasexpectativas de sus interlocutores,para así comunicarse condelicadeza y tino.

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN * Mantiene actualizadas las bases de datos o registros con los que trabaja.

* Verifica la coincidencia y consistencia de información entre las diferentes fuentes consultadas. * Recopila la informaciónnecesaria para resolver una situación.

APEGO A NORMAS Y PROCEDIMIENTOS * Se ciñe a los protocolos y procedimientos de su cargo, requiriendo supervisión.

* Notifica las desviaciones en los procedimientos relacionados con su cargo. * Identifica desviaciones gruesas de su trabajo respecto de los procedimientos, requiriendo apoyo para mantener el alineamiento.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

Para la asignación de grado 20° las personas deben cumplir los siguientes requisitos según el Decreto con Fuerza del Ley N° 27 del año 2017 que fija planta del personal del Servicio de Salud Metropolitano Sur:

Administrativo   20°   Licencia de Enseñanza Media o equivalente.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Declaración jurada que cumple requisitos de ingreso (art. 12 let. c), e) y f) y art. 54 DFL 1/19.653)

Etapas de selección

Calendarización del proceso