Administrativo(a) de Apoyo

Objetivo del cargo

Apoyar en procesos de almacenamiento, registro, procesamiento y distribución de documentación recepcionada en la oficina de manera eficiente y oportuna. Asimismo, atender a los ciudadanos mediante los distintos canales de atención instaurados en la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño, de acuerdo con los estándares establecidos.

Funciones del cargo

FUNCIONES PRINCIPALES

ACTIVIDADES

RESULTADO FINAL ESPERADO DE LA FUNCION

1

Atender a los ciudadanos mediante los distintos canales de atención instaurados en la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño, de acuerdo con los estándares establecidos.

Recepcionar el ingreso de los/as usuarios externos a la oficina de partes y SIAC.

Contribuir con la correcta ejecución de los protocolos de calidad de atención para usuarios internos como externos, establecidos por la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño.

Recepcionar y derivar llamadas telefónicas a los Deptos., unidades y/o áreas del Ministerio de Economía según corresponda.

2

Recepcionar, registrar y distribuir documentación interna como externa.

Ingresar la correspondencia o documentos por mesón de la oficina de partes.

Asegurar el ingreso y el debido registro de la documentación, tanto interna como externa, procurando la continuidad de los procesos de distribución y procesamiento de documentación.

Recepcionar la correspondencia interna y externa, tanto física como digital, por sistema de gestión de procesos, DOC DIGITAL y vía correo electrónico de oficina de partes.

Enumerar y timbrar documentación física interna.

Distribuir la documentación interna vía correo electrónico, correo digital y Courier (carta certificada).

Recepcionar y distribuir la paquetería según corresponda.

Archivar memorándum de envío para su debido respaldo.

Asegurar la distribución de la paquetería recepcionada en la oficina de partes.

Enviar paquetería a través de servicio de correspondencia.

3

Digitalizar la documentación interna y externa que ingresa, para el debido respaldo del archivo digital de la oficina de partes y su distribución a las diferentes unidades laborales.

Fotocopiar y escanear documentación.

Controlar la digitalización de documentos del archivo digital de la oficina, con el objetivo de asegurar su debido respaldo por motivo de consultas internas como externas.

Actualizar archivo digital de la oficina.

4

Realizar el despacho de documentos internos y externos, para asegurar entrega en tiempo estipulado de información a las distintas unidades laborales o servicios externos.

Llevar el registro de libro de despacho de documentación.

Despachar oportunamente la documentación, asegurándose que la entrega sea debidamente registrada en libro de despacho con firma y fecha de la recepción.

Desplazarse físicamente para la entrega de documentos a unidades laborales, servicios externos y relacionados.

5

Tramitar en FEBOS, el pago de las facturas del Diario Oficial y de Correos.

Ingresar los antecedentes a FEBOS correspondientes al pago del Diario Oficial y de Correos.

Asegurar oportunamente el ingreso de los antecedentes, para el pago correspondiente, de acuerdo con los plazos establecidos.

6

Cumplir las políticas y procedimientos de seguridad de la información vigentes en la institución.

Proteger la información a la cual accede y procese, para evitar su pérdida, alteración, destrucción y uso indebido.

Actuar en pleno conocimiento de las implicancias de las acciones propias y del equipo de acceso, uso de la información institucional y de sistemas, acorde los procedimientos de la seguridad de la información.

Reportar los incidentes, eventos sospechosos y el mal usos de los recursos que identifique.

Evitar la actuación por cuenta propia en el caso de tener duda sobre la clasificación y sus restricciones teniendo en cuenta consultar al propietario de la información.

7

Gestionar la publicación del acto administrativo o documento en el Diario Oficial.

Enviar información para la publicación de los actos administrativos y documentos que correspondan.

Tramitar la correcta publicación en el Diario Oficial, en los plazos establecidos.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

1.3 REQUISITOS PARA EL DESEMPEÑO DEL CARGO

FORMACIÓN EDUCACIONAL NIVEL EDUCACIONAL

ENSEÑANZA MEDIA

ENSEÑANZA TECNICA (nivel medio o superior)

ENSEÑANZA SUPERIOR

DIPLOMADO

POSTGRADO

X

ESTUDIOS ACADÉMICOS NOMBRE TÍTULO (S)

Licencia de Enseñanza Media.

NIVEL BÁSICO

NIVEL MEDIO

NIVEL AVANZADO

Ley 19.880 de base y procedimientos administrativos

X

Sistemas de Gestión Documental

X

Atención al cliente interno y externo

X

Herramientas Ofimáticas

X

Experiencia sector público / sector privado

EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA

EXPERENCIA GENERAL

(SECTOR PÚBLICO Y/O PRIVADO)

EXPERIENCIA ESPECÍFICA

DE ACUERDO CON EL CARGO

Excluyente: experiencia laboral de, a lo menos, tres años.

Excluyente: Contar con al menos 2 años de experiencia en el área administrativa, gestión de documentos, oficina de partes o en labores equivalentes, tanto en el sector público como privado.

Nota N°1:

Para acreditar experiencia laboral, deberá presentar un certificado emitido por la empresa o institución en la que se desempeñó, firmada por la Jefatura de Gestión y Desarrollo de Personas o Jefatura de Recursos Humanos (según corresponda), o por el representante legal (en caso de que aplique), y donde se especifique lo siguiente:

•    Indicar fecha de inicio y término de las funciones.

•    Incluir un detalle claro y específico de las funciones realizadas durante el período indicado.

•    Estar debidamente firmado por la persona antes mencionada.

Nota N°2:

No se considerarán válidos, para efectos de acreditar experiencia laboral, documentos tales como: certificados de cotizaciones previsionales, boletas de honorarios, contratos de trabajo, finiquitos, certificados de antigüedad, entre otros de naturaleza similar.

Nota N°3:

La no presentación del certificado en los términos señalados impedirá el avance de la postulación a las etapas siguientes del proceso de selección.

El formato de certificado lo puede extraer de la siguiente URL: https://empleospublicos.cl/documentos/certificadoLaboral.doc, el cual se encuentra en el costado inferior derecho de la página principal de empleos públicos.

Nota N°4:

Es responsabilidad de cada persona contar con dicha documentación al momento de postular a este proceso de atracción de talentos y selección.

Competencias

NOMBRE

DE LA COMPETENCIA

DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA

NIVEL DE DESARROLLO

1

Compromiso Institucional

Capacidad de contribuir con dedicación, eficiencia y efectividad al cumplimiento y logro, de los objetivos y metas institucionales.

Desarrollado

2

Probidad y ética en la función pública

Capacidad de asumir con responsabilidad y consciencia la importancia de su rol como servidor/a público, velando siempre por el bien común, y actuando en coherencia con los valores, principios y normativa institucional.

Desarrollado

3

Vocación de Servicio

Disposición genuina a actuar con empatía y respeto hacia las personas, identificando sus necesidades y requerimientos, para brindar ayuda o soluciones pertinentes, oportunas y satisfactorias.

Desarrollado

4

Relaciones Interpersonales

Capacidad de establecer y mantener vínculos laborales basados en el respeto, la colaboración y la comunicación efectiva, contribuyendo a una convivencia armónica y promoviendo un clima de trabajo seguro, inclusivo y libre de violencia, acoso o discriminación, en coherencia con los principios de dignidad, buen trato y prevención de riesgos psicosociales. Implica escuchar activamente, gestionar adecuadamente los conflictos, valorar la diversidad y contribuir activamente a un ambiente laboral saludable y respetuoso.

Desarrollado

NOMBRE

DE LA COMPETENCIA

DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA

NIVEL DE DESARROLLO

1

Trabajo en equipo y colaboración.

Capacidad de colaborar de forma coordinada, armoniosa y sinérgica con otras personas, equipos, áreas u organizaciones, compartiendo información, conocimientos y responsabilidades, para contribuir al logro de objetivos comunes y fortalecer los resultados institucionales.

Desarrollado

2

Comunicación efectiva

Capacidad de expresar ideas, información, opiniones y emociones de forma clara, coherente y respetuosa, utilizando distintos medios (oral, escrito o digital) y adaptando el mensaje al contexto y al interlocutor, con el objetivo de lograr comprensión mutua y facilitar la colaboración.

Desarrollado

3

Gestión y Coordinación

Capacidad para planificar, organizar, coordinar y controlar recursos,

procesos y actividades, con el propósito de asegurar el cumplimiento eficiente y oportuno de los objetivos institcionales.

En desarrollo

4

Gestión de la información

Capacidad para identificar, recopilar, analizar, organizar y utilizar información relevante de manera sistemática y oportuna, asegurando su calidad y confiabilidad para apoyar la toma de decisiones, la planificación y la mejora de los procesos y resultados organizacionales.

En desarrollo

Descripción de niveles.

Nivel inicial: En este nivel inicial, la persona posee conocimientos básicos y puede aplicar algunas habilidades de manera guiada o siguiendo instrucciones. La actuación se caracteriza por baja autonomía y por la necesidad de apoyo externo para enfrentar las tareas. Las situaciones que puede resolver son simples y estructuradas.

Nivel en desarrollo: La persona comienza a integrar y aplicar sus capacidades en situaciones conocidas, mostrando mayor comprensión de los procedimientos. Aún requiere orientación en algunos momentos, pero logra resolver tareas de complejidad moderada con cierto grado de independencia.

Nivel desarrollado: En este nivel, la persona moviliza y articula conocimientos, habilidades y actitudes con mayor autonomía. Es capaz de enfrentar situaciones más complejas, tomar decisiones fundamentadas y adaptar sus recursos a diferentes contextos. La actuación se vuelve más flexible y reflexiva.

Nivel superior: Corresponde al nivel más alto de dominio. La persona actúa con alta autonomía, criterio y creatividad, integrando múltiples recursos para resolver situaciones complejas, cambiantes o inéditas. Además, puede evaluar, mejorar procesos, innovar y orientar a otros, demostrando un manejo profundo de la competencia.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

Grados 14° al 15°: Licencia de Enseñanza Media o equivalente y acreditar una experiencia laboral de, a lo menos, tres años.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Otros (Certificado de antecedentes.)

Etapas de selección

Calendarización del proceso