Técnico-a Administrativo-a D. Gestión de Personas

Objetivo del cargo

Ejecutar y apoyar de manera transversal los procesos administrativos del Departamento de Gestión de Personas, mediante la recepción, revisión, registro, elaboración, tramitación, actualización y custodia de antecedentes y documentación relacionada con la gestión funcionaria. Asimismo, colaborar en la mantención de registros y sistemas institucionales, el seguimiento de trámites, el control de información y la atención y orientación de los funcionarios, contribuyendo a la continuidad, oportunidad, calidad y confiabilidad de los procesos del Departamento, de acuerdo con la normativa vigente, los procedimientos institucionales y las instrucciones de la jefatura.

Funciones del cargo

• Apoyo administrativo transversal: Apoyar la ejecución y coordinación de las actividades administrativas del Departamento, colaborando en los distintos procesos de gestión de personas según las necesidades del servicio y las instrucciones de la jefatura.

• Gestión documental y correspondencia: Recibir, revisar, registrar, clasificar, distribuir y despachar documentación interna y externa; efectuar seguimiento de trámites y gestionar los circuitos de revisión, firma, despacho y archivo que correspondan.

• Elaboración y tramitación de documentos: Preparar, confeccionar y tramitar memorándums, oficios, certificados, relaciones de servicio, antecedentes contractuales, resoluciones y otros documentos administrativos propios del Departamento, de acuerdo con los antecedentes disponibles y los procedimientos vigentes.

• Registro y actualización de información: Ingresar, revisar, actualizar y verificar datos en los sistemas, plataformas, bases de datos y registros institucionales que correspondan, incluyendo SIRH y SIAPER cuando proceda y de acuerdo con los permisos y responsabilidades asignados.

• Apoyo a los procesos de gestión funcionaria: Colaborar en la recepción, registro, revisión formal, organización y derivación de antecedentes relacionados con la situación funcionaria, tales como contratos, nombramientos, permisos, licencias médicas, asistencia, jornadas, turnos, horas extraordinarias, anotaciones, asignaciones y otros trámites de personal.

• Control y consistencia de antecedentes: Revisar la integridad, coherencia y completitud de la información recibida; detectar omisiones o diferencias y solicitar o gestionar las aclaraciones que correspondan antes de continuar la tramitación.

• Archivo y custodia documental: Mantener ordenados, actualizados y disponibles los archivos físicos y digitales, resguardando la integridad, trazabilidad, confidencialidad y adecuada conservación de los antecedentes del personal.

• Consolidación y entrega de información: Preparar, organizar y consolidar antecedentes, listados, reportes y respaldos administrativos requeridos para apoyar los procesos internos del Departamento y la coordinación con otras unidades institucionales.

• Atención y orientación al usuario interno: Atender consultas y requerimientos de los funcionarios con trato respetuoso y oportuno, entregar orientación dentro del ámbito de sus competencias y derivar las materias técnicas o especializadas a quien corresponda.

• Apoyo logístico y operativo: Colaborar en la gestión y distribución de insumos, formularios, tarjetas u otros recursos administrativos necesarios para el funcionamiento del Departamento, cuando corresponda.

• Cumplimiento normativo y mejora continua: Desarrollar las labores conforme a la normativa aplicable, los procedimientos institucionales, las instrucciones de la jefatura y los principios de probidad, responsabilidad y confidencialidad; proponer mejoras que contribuyan a la eficiencia y calidad del trabajo.

• Otras funciones afines: Realizar las demás tareas administrativas relacionadas con la naturaleza del cargo que le encomiende la jefatura directa, dentro del ámbito de sus competencias y de acuerdo con la normativa vigente.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Requisitos Legales: Alternativamente:

Título Técnico de nivel superior, otorgado por un establecimiento de Educación Superior del Estado o reconocido por este y acreditar una experiencia como Técnico de Nivel Superior no inferior a 3años, en el sector público o privado.

Título Técnico de Nivel medio o equivalente, otorgado por el Ministerio de Educación y acreditar una experiencia como Técnico de Nivel Medio no inferior a 5años, en el sector público o privado.

Requisitos Excluyentes:

Técnico de Nivel Superior del área de la Administración, Recursos Humanos y/o afines.

Técnico de Nivel medio del área de administración y/o a fines otorgado por el Ministerio de Educación.

Requisitos Deseables:

Conocimientos:

Manejo de herramientas informáticas, especialmente Microsoft Word y Excel, a nivel intermedio o superior.

Conocimientos generales de administración y gestión de personas.

Conocimientos generales de normativa aplicable al personal del sector público de salud, incluyendo, según corresponda, Ley N° 18.834, Ley N° 19.664 y Ley N° 15.076.

Deseable manejo de sistemas institucionales de recursos humanos, especialmente SIRH, y de plataformas de tramitación y registro de actos administrativos, como SIAPER.

Manejo de técnicas de archivo, registro, elaboración de documentos, control de antecedentes y atención de usuarios.

Experiencia sector público / sector privado

Requisitos Excluyentes:

• Experiencia Administrativa en área de Recursos Humanos, al menos 1 año en sector público o privado.

Requisitos Deseables:

• Deseable experiencia de a lo menos 1 año en labores administrativas en el área de Gestion de Personas o RR.HH., gestión documental, atención de usuarios, manejo de registros o procesos de gestión de personas, en instituciones públicas o privadas.

Competencias

Competencias

Nivel Esperado

Probidad y Ética

3

Orientación al cliente

1

Compromiso con la excelencia/Calidad

2

Flexibilidad

2

Orientación al Logro

1

Iniciativa

1

Tolerancia Bajo Presión

2

Comunicación efectiva

1

Trabajo en equipo

1

Resolución de conflictos

1

Planificación y Organización

3

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Etapas de selección

Calendarización del proceso