Secretaria(o) y Oficial de Partes Regional, Dirección Regional de Obras Portuarias Regiones de Valparaíso y del Libertador Bernardo O´Higgins (5-21)

Objetivo del cargo

Proporcionar apoyo técnico, administrativo y secretarial a las funciones del Servicio. Velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la gestión y tramitación de los actos administrativos, documentación y/o correspondencia oficial de la Dirección Regional, explotando las herramientas de gestión y/o de transferencia documental ministerial o interministerial que sean implementadas. Gestionar administrativamente la documentación que ingresa y egresa al Servicio, asegurando la correcta recepción, clasificación, control, tramitación y archivo.

El cargo depende de la Encargada de la Sección Regional de Administración y Finanzas, dependiente de la Dirección Regional de Obras Portuarias, Regiones de Valparaíso y del Libertador Bernardo O´Higgins.

Funciones del cargo

Organizar y controlar la agenda de la jefatura directa.

Entregar atención telefónica y presencial al público interno y externo.

Manejar el Sistema de Seguimiento de Documentos (SSD) ministerial u otros medios disponibles.

Preparar documentación (oficios, memorándum, minutas, etc.) y realizar otros trámites solicitados por la jefatura directa.

Enviar notificaciones a las diferentes Unidades, Servicios Públicos u otros.

Manejar sistemas computacionales propios del Servicio y área.

Apoyar en el cumplimiento de la Ley de Transparencia, atención de Sistema Integral de Atención Ciudadana y Oficina de

Información Reclamos y Sugerencias.

Clasificar la correspondencia ingresada y despachada.

Apoyar en el cumplimiento de la Ley N° 20.730 del Lobby.

Recibir todos los documentos externos e internos, enumerar y derivar, resguardando la serie documental.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Título Técnico otorgado por un Establecimiento de Educación del Estado o reconocido por éste del área de Secretariado (administrativo, ejecutivo o bilingüe).

Nota: Para el caso de los títulos técnicos obtenidos en el extranjero, se considerará sólo aquellos que sean reconocidos por el Estado, es decir aquellos que tengan al día la certificación de revalidación o reconocimiento otorgado por los organismos competentes, cuya copia deben adjuntar con los demás documentos contenidos en la postulación. Los/as postulantes deben indicar en su Currículum Vitae el nivel máximo de formación académica alcanzado y además, señalar si en la actualidad están cursando estudios superiores.

Será considerada capacitación admisible toda aquella que se encuentre debidamente acreditada mediante certificado y/o diplomas obtenidos tras su aprobación y que informe poseer una duración igual o superior a 12 horas cada una.

Capacitación requerida en:

Microsoft Office 2010 o superior (Word, Excel, Power Point y Outlook).

Manejo de internet a nivel usuario.

Atención de Público.

Documentos de la Administración Pública.

Ley de Transparencia – Serie Documental.

Conocimientos Transversales MOP / DOP:

Bases y Normativas de la Administración del Estado:

Ley Nº 18575 de Bases Generales de la Administración del Estado.

Estatuto Administrativo (Nivel Básico).

Procedimientos y Actos Administrativos (Ley Nº 19880).

Sistema Estado Verde.

Competencias Digitales:

Ms 365 Teams (Nivel Básico).

OneDrive (Nivel Básico).

Nota: Extracto de la Malla de Conocimientos Transversales MOP, en relación a las exigencias de los cargos a proveer.

Experiencia sector público / sector privado

Título Técnico de Nivel Superior otorgado por un establecimiento de Educación Superior del Estado o reconocido por éste y experiencia laboral como Técnico de Nivel Superior de 2 años como mínimo; o Título Técnico de Nivel Medio y experiencia laboral como Técnico de Nivel Medio de 4 años como mínimo.

Nota: Experiencia laboral admisible se entenderá a la adquirida desde la fecha de obtención del Título Técnico correspondiente. En lo específico la experiencia para este cargo, será calculada de acuerdo a la información contenida en los Certificado(s) de Experiencia Laboral emitido(s) por el/los organismo(s) público(s) o privado(s) donde trabaja actualmente o trabajó con anterioridad, señalando cargo(s), función(es) y tiempo de desempeño en el cargo (fecha de inicio y término), con firma, fecha de emisión y timbre de quien lo emite.

Competencias

Orientación al Cliente: Tener la disposición de ayudar y/o satisfacer a los/as clientes, tanto internos/as como externos/as, identificando y dando soluciones a sus necesidades. Implica esforzarse por conocer y resolver sus problemas y reales necesidades, haciéndolo de un modo efectivo, cordial y empático.

Orientación a la Eficiencia: Orientar la propia voluntad de aplicar altos niveles de esfuerzo para alcanzar las metas Organizacionales y la eficiencia en el desempeño, haciendo un uso racional y óptimo de los recursos disponibles, lo que implica buscar minimizar errores y aprovechar los propios recursos internos, como también el cuidado de los recursos públicos, materiales y no materiales, cumpliendo con los estándares de calidad esperados. Implica perseguir la mejora continua y alcanzar la excelencia en sus labores, en base al fortalecimiento del propio conocimiento, de actitudes y habilidades que facilitan el logro de los objetivos Organizacionales y de anticiparse a posibles dificultades y a riesgos por mal uso de cualquier tipo de recursos.

Seguir Procedimientos: Conocer a cabalidad los procedimientos asociados a funciones que son de su responsabilidad, identificar cuáles son cada uno de los pasos a seguir en un procedimiento para que la tarea se realice óptimamente, realizar un seguimiento de las tareas y sus etapas; y mantenerse informado/a al respecto, para conocer mejor y realizar más eficientemente las tareas que se le han asignado y los procedimientos que éstas requieren.

Proactividad: Ir más allá en el cumplimiento de sus labores, como emprender acciones que no se hayan solicitado, actuar con anticipación ante nuevas oportunidades y prever posibles dificultades, para así evitar futuros imprevistos, o bien, contar con las posibles soluciones en caso de ser necesario. Busca la mejora continua y formas más eficientes para realizar su trabajo y optimizar las actividades en las que se encuentra.

Orientación a la Calidad: Llevar a cabo las funciones y responsabilidades inherentes al puesto de trabajo, orientando los esfuerzos para cumplir y/o superar los estándares de calidad requeridos por la Organización y por los/las clientes, cumpliendo las normas y lineamientos Institucionales vigentes. Implica tener amplios conocimientos en las materias y procesos bajo la propia responsabilidad y ser capaz de dirigir las acciones hacia la consecución de altos niveles de excelencia, estableciendo prioridades de actuación y mecanismos de evaluación para la mejora continua, a partir de la identificación de posibles errores para no volver a repetirlos, de aportes propios y de aportes de otros/as, usando los recursos de forma racional y eficiente.

Mejora Continua: Promover constantemente acciones para mejorar los procesos y condiciones existentes, usando los métodos adecuados para identificar oportunidades, implementar las soluciones y medir el impacto correspondiente. Esto implica evaluar permanentemente los procesos, condiciones y/o desempeños, buscando las causas de los problemas y las oportunidades de mejora, para evitar dificultades futuras, proponiendo ideas y acciones que lleven a la implementación efectiva de dichas mejoras.

Destreza Social: Relacionarse con los equipos de trabajo, pares, superiores jerárquicos, funcionarios/as y clientes de manera respetuosa, fluida y empática, permitiendo lograr los objetivos definidos, en situaciones difíciles, en escenarios conocidos, desconocidos o en procesos de cambio, requiriendo un conocimiento de las personas, de los propios recursos y de los contextos en los cuales se desenvuelve.

Manejo de Información Confidencial: Guardar la debida reserva de la información y antecedentes que maneja por el ejercicio de su cargo y que debe ser comunicada considerando a quién, cómo y en qué oportunidad entregarla Se refiere al resguardo de la información y a la habilidad para discriminar sobre qué es una información confidencial y, por lo tanto, tiene carácter de reservada.

Contexto del Cargo

Misión:

La Dirección de Obras Portuarias tiene como misión contribuir al desarrollo socio-cultural, productivo y turístico de los territorios continentales e insulares, rurales y urbanos, a través de servicios de infraestructura de calidad en nuestras zonas costeras de mares, ríos y lagos, con una visión sostenible, participativa, equitativa, resiliente, inclusiva, siendo eficaces y eficiente, con perspectiva de género, y adaptándose a un medioambiente cada vez más dinámico.

Visión:

Producir la integración física de los ciudadanos y ciudadanas del litoral marítimo, fluvial y lacustre al desarrollo económico y social del país, siendo reconocido por valorar el medio ambiente, los niveles de vida, la equidad y la identidad local, con funcionarios/as calificados/as y comprometidos/as.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

Se requiere contar con los requisitos establecidos en la Ley de Planta de la Dirección de Obras Portuarias, DFL N°146 de 1991, del Ministerio de Obras Públicas, modificada en sus requisitos establecidos de ingreso y promoción por el DFL N°274 de 2009 y que se detallan a continuación: Título Técnico de Nivel Superior otorgado por un establecimiento de Educación Superior del Estado o reconocido por éste y experiencia laboral como Técnico de Nivel Superior de 2 años como mínimo; o Título Técnico de Nivel Medio y experiencia laboral como Técnico de Nivel Medio de 4 años como mínimo;

Documentos requeridos

-     Currículum Vitae en formato libre.

-     Copia Cédula de Identidad vigente o Permiso de Residencia si es extranjero vigente. La vigencia se refiere a la fecha de postulación. De presentar una cédula de identidad no vigente la postulación será declarada no admisible.

-     Declaración jurada simple (Nuevo formato disponible en el Portal de Empleos Públicos).

•     Copia de Certificado de Situación Militar al día, cuando sea procedente, y vigente a la fecha de postulación. Se informa que este certificado sólo posee vigencia de 90 días corridos desde su fecha de emisión, por tanto será responsabilidad de cada postulante verificar que se encuentre vigente al momento de postular al proceso de selección. De presentar un certificado vencido, su postulación será declarada no admisible.

-     Copia de Certificado(s) de Título Técnico de Nivel Superior o de Nivel Medio. Una vez que el/la postulante quede seleccionado/a, para su contratación se solicitará documento original. Para el caso de los títulos técnicos obtenidos en el extranjero, se considerará solo aquellos que sean reconocidos por el Estado, es decir aquellos que tengan al día la certificación de revalidación o reconocimiento otorgado por los organismos competentes, cuya copia deben adjuntar con los demás documentos contenidos en la postulación.

•     Copia de Certificados de Cursos y/o Capacitación obtenidos tras su aprobación, y que informen poseer una duración igual o superior a 12 horas cada una.

-     Copia de Certificado(s) de Experiencia Laboral emitido(s) por el/los organismo(s) público(s) o privado(s) donde trabaja actualmente o trabajó con anterioridad, señalando cargo(s), función(es) y tiempo de desempeño en el cargo (fecha de inicio y término), con fecha, firma y timbre de quien lo emite.

Documentos Requeridos para Postular

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Certificado Situación militar al día (Obligatorio solo para los hombres)

Declaración jurada que cumple requisitos de ingreso (art. 12 let. c), e) y f) y art. 54 DFL 1/19.653)

Etapas de selección

Calendarización del proceso