SECRETARIA(O), CÓDIGO ST-13-2245

Objetivo del cargo

Proporcionar apoyo técnico administrativo y secretarial a las funciones de la Subdirección de Desarrollo de la Dirección de Vialdiad.  Eventualmente puede desempeñar el rol de “encargada(o) de las comunicaciones Internas” de la Subdirección de desempeño en coordinación con el Departamento de Desarrollo de Personas.

Funciones del cargo

Coordinar la agenda de actividades de la Jefatura Directa y de las Áreas, Departamentos o Subdepartamentos que compongan la Unidad en la que se desempeñe.

Atender a clientes/usuarios(as) internos(as) y externos(as) en sus requerimientos y solicitudes, tanto del ámbito técnico como administrativo.

Recepcionar y despachar documentación a clientes/usuarios(as) internos(as) y externos(as) al Ministerio.

Elaborar y revisar documentación (oficios, memos, resoluciones, decretos, estados de pago, guías de revisión, pólizas y otros) requerida por las distintas Jefaturas de cada Servicio.

Clasificar la correspondencia de ingreso y salida del Servicio.

Desempeñar eventualmente, el rol de Encargada(o) de Comunicaciones Internas de la Dirección Regional o de la Subdirección o División de desempeño en el nivel central según corresponda.

Manejar plataformas internas de generación de documentos, solicitudes, firmadores y otras.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Formación Requerida:

Título de Técnico de Nivel Superior otorgado por un establecimiento de educación superior del Estado o reconocido por éste y experiencia laboral con Técnico de Nivel Superior de 2 años como mínimo; o bien

Título Técnico de Nivel Medio y experiencia laboral como Técnico de Nivel Medio de 4 años como mínimo

* Requisitos normativos específicos para ingreso a contrata en la Dirección de Vialidad (DFL N° 276/09) de Formación Educacional y experiencia Legal (obligatorios), definidos en el D.F.L. Nº 276 de 2009, que modifica los requisitos específicos de ingreso y promoción de la planta de personal de la Dirección de Vialidad del Ministerio de Obras Públicas:

** El tiempo de experiencia laboral requerida y/o deseable, se debe acreditar por medio del documento formal solicitado en Bases y sólo será considerada si es acreditada y obtenida con posterioridad a su titulación, según requisitos para el cargo al que postula.

Especialización Deseable: Formación de Nivel Técnico del área de Secretariado.

Capacitación Deseable: Office, Atención de público, Ley 21.643 (Ley Karin), Conceptos Básicos de Género

Experiencia sector público / sector privado

Experiencia Requerida:

2 años de experiencia laboral en caso de poseer Título de Técnico de Nivel Superior; o bien

4 años de experiencia laboral en caso de poseer Título Técnico de Nivel Medio

“* Acorde con el DFL Nº 276/2009 que modifica los requisitos específicos de ingreso y promoción de la planta de personal de la Dirección de Vialidad establecidos en el DFL Nº 147/91”.

Experiencia Deseable: A lo menos 2 años en labores de apoyo técnico administrativo y/o secretarial.

** El tiempo de experiencia laboral requerida y/o deseable, se debe acreditar por medio del documento formal solicitado en Bases y sólo será considerada si es acreditada y obtenida con posterioridad a su titulación, según requisitos para el cargo al que postula.

Competencias

ORIENTACION AL CLIENTE: Tener la disposición de ayudar y/o satisfacer a los/as clientes, tanto internos/as como externos/as, identificando y dando soluciones a sus necesidades. Implica esforzarse por conocer y resolver sus problemas y reales necesidades, haciéndolo de un modo efectivo, cordial y empático.

ORIENTACION A LA EFICIENCIA: Orientar la propia voluntad de aplicar altos niveles de esfuerzo para alcanzar las metas Organizacionales y la eficiencia en el desempeño, haciendo un uso racional y óptimo de los recursos disponibles, lo que implica buscar minimizar errores y aprovechar los propios recursos internos, como también el cuidado de los recursos públicos, materiales y no materiales, cumpliendo con los estándares de calidad esperados. Implica perseguir la mejora continua y alcanzar la excelencia en sus labores, en base al fortalecimiento del propio conocimiento, de actitudes y habilidades que facilitan el logro de los objetivos Organizacionales y de anticiparse a posibles dificultades y a riesgos por mal uso de cualquier tipo de recursos.

ORIENTACION A LA CALIDAD: Llevar a cabo las funciones y responsabilidades inherentes al puesto de trabajo, orientando los esfuerzos para cumplir y/o superar los estándares de calidad requeridos por la Organización y por los/las clientes, cumpliendo las normas y lineamientos Institucionales vigentes. Implica tener amplios conocimientos en las materias y procesos bajo la propia responsabilidad y ser capaz de dirigir las acciones hacia la consecución de altos niveles de excelencia, estableciendo prioridades de actuación y mecanismos de evaluación para la mejora continua, a partir de la identificación de posibles errores para no volver a repetirlos, de aportes propios y de aportes de otros/as, usando los recursos de forma racional y eficiente.

PROACTIVIDAD: Ir más allá en el cumplimiento de sus labores, como emprender acciones que no se hayan solicitado, actuar con anticipación ante nuevas oportunidades y prever posibles dificultades, para así evitar futuros imprevistos, o bien, contar con las posibles soluciones en caso de ser necesario. Busca la mejora continua y formas más eficientes para realizar su trabajo y optimizar las actividades en las que se encuentra.

SEGUIR PROCEDIMIENTOS: Conocer a cabalidad los procedimientos asociados a funciones que son de su responsabilidad, identificar cuáles son cada uno de los pasos a seguir en un procedimiento para que la tarea se realice óptimamente, realizar un seguimiento de las tareas y sus etapas; y mantenerse informado/a al respecto, para conocer mejor y realizar más eficientemente las tareas que se le han asignado y los procedimientos que éstas requieren.

MEJORA CONTINUA: Promover constantemente acciones para mejorar los procesos y condiciones existentes, usando los métodos adecuados para identificar oportunidades, implementar las soluciones y medir el impacto correspondiente. Esto implica evaluar permanentemente los procesos, condiciones y/o desempeños, buscando las causas de los problemas y las oportunidades de mejora, para evitar dificultades futuras, proponiendo ideas y acciones que lleven a la implementación efectiva de dichas mejoras. DESTREZA SOCIAL: Relacionarse con los equipos de trabajo, pares, superiores jerárquicos, funcionarios/as y clientes de manera respetuosa, fluida y empática, permitiendo lograr los objetivos definidos, en situaciones difíciles, en escenarios conocidos, desconocidos o en procesos de cambio, requiriendo un conocimiento de las personas, de los propios recursos y de los contextos en los cuales se desenvuelve.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Certificado Situación militar al día (Obligatorio solo para los hombres)

Declaración jurada que cumple requisitos de ingreso (art. 12 let. c), e) y f) y art. 54 DFL 1/19.653)

Etapas de selección

Calendarización del proceso