Reemplazo Administrativo(a) Gestión de Personas - Departamento de Gestión de Personas

Objetivo del cargo

Brindar apoyo administrativo a los procesos internos del Departamento de Gestión de Personas y entregar atención directa a usuarios internos y externos respecto a sus procedimientos. Esto se logra mediante una gestión eficiente de la documentación y la sistematización de datos, con el objetivo de optimizar la operatividad interna del Departamento y asegurar un servicio de calidad a toda la comunidad funcionaria.

Funciones del cargo

FUNCIONES PRINCIPALES

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Gestionar la recepción, emisión, flujo y archivo de la documentación del Departamento.

1.1 Controlar el ingreso, recepción y egreso de documentos.

1.2 Tramitar y despachar la correspondencia oficial.

1.3 Resguardar, archivar y mantener la confidencialidad de la información y la documentación.

1.4 Recepcionar y registrar las solicitudes de permiso

1.5 Realizar y registrar los actos administrativos requeridos por el Departamento e Institución.

2. Entregar soporte a la gestión administrativa del ciclo de vida del funcionariado.

2.1 Realizar el ingreso de nuevos funcionarios en bases de datos, sistema de reloj biométrico y crear las credenciales institucionales

2.2 Informar la nómina de ingresos y alejamientos de funcionarios a la Unidad de IAAS, Bienestar, UDO u otras unidades que requieran la información del nuevo personal.

2.3 Registrar los datos del personal en SIRH

2.4 Enviar la información de los nuevos ingresos a las áreas correspondientes para dar continuidad al proceso de incorporación.

2.5 Entregar apoyo administrativo al área de remuneraciones

2.6 Mantener y administrar control documental y bases de datos requeridos por acreditación de la institución

3. Entregar atención a la comunidad funcionaria y gestionar información clave para la gestión de los procesos del Departamento.

3.1 Atender presencial y telefónicamente a usuarios internos y externos

3.2 Elaborar reportes e indicadores claves para la gestión de los procesos del Departamento.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Licencia de Enseñanza Media o Equivalente. (Excluyente)

Curso y/o Capacitación en Excel Nivel Intermedio y/o Avanzado. (Excluyente)

Curso y/o Capacitación en Atención de Usuario. (Deseable)

Curso y/o Capacitación en Estatuto Administrativo. (Deseable)

Experiencia sector público / sector privado

Experiencia Laboral de al menos un (01) año en funciones Administrativas en Instituciones de la Administración del Estado o Sector Privado. (Excluyente)

Experiencia Laboral en Áreas de Gestión de Personas en Instituciones de la Administración del Estado o Sector Privado. (Deseable)

Competencias

COMPETENCIAS

CONDUCTAS

1. ORIENTACIÓN AL USUARIO

Nivel 5

Gestiona de manera eficaz las relaciones con usuarios, demostrando disponibilidad, empatía y servicio.

Hace seguimiento a los requerimientos de los usuarios y a las soluciones prestadas.

Detecta nuevas oportunidades de mejora según las necesidades del usuario.

2. ORIENTACIÓN A LA CALIDAD

Nivel 3

Refleja orden y sistematización en el trabajo que realiza.

Cumple los estándares de trabajo relacionados con su cargo.

Entrega un producto o servicio con la calidad esperada.

3. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

Nivel 3

Monitorea el cumplimiento de la planificación de actividades dentro de su área.

Genera métodos y técnicas que le permiten llevar a cabo un trabajo ordenado y alineado a la planificación inicial.

Cuida los recursos involucrados en su trabajo.

4. INICIATIVA Y CREATIVIDAD

Nivel 3

Integra a su trabajo algunos elementos adicionales a lo requerido.

Colabora con su superior en la implementación de mejoras en su trabajo.

Indaga las expectativas de otros relacionados con su ámbito de trabajo, para anticipar respuestas.

4. TRABAJO EN EQUIPO

Nivel 3

Ofrece ayuda y apoyo para resolver situaciones o tareas desde su ámbito de trabajo.

Participa de buena gana, apoya las decisiones de equipo.

Es colaborador con las iniciativas de otros, propone ideas y su apoyo

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Certificado Situación militar al día (Obligatorio solo para los hombres)

Declaración jurada que cumple requisitos de ingreso (art. 12 let. c), e) y f) y art. 54 DFL 1/19.653)

Etapas de selección

Calendarización del proceso