GESTOR (A) DE AGENDA, UNIDAD SOME

Objetivo del cargo

Gestionar, coordinar, controlar y optimizar la programación de las agendas médicas y de otros profesionales de la salud del establecimiento, asegurando el uso eficiente de la oferta asistencial, la correcta administración de la disponibilidad horaria, la priorización oportuna de las solicitudes de atención y el cumplimiento de los lineamientos institucionales y criterios de oportunidad definidos por el establecimiento, contribuyendo al acceso oportuno de los usuarios, a la continuidad de la atención y al cumplimiento de los objetivos de gestión asistencial de la Unidad SOME.

Funciones del cargo

DEPENDENCIA JERARQUICA Jefatura Unidad SOME

DIMENSIÓN DEL CARGO

Unidad SOME y Gestión de Agenda

Dotación: La Unidad SOME cuenta aproximadamente con 70 funcionarios, distribuidos en las distintas áreas que componen la unidad, incluyendo Admisión, citación y gestión de atención de usuarios. A esto se suma el equipo asociado a la gestión y control de agendas y contactabilidad.

La Unidad de Servicio de Orientación Médico Estadístico (SOME) del Hospital San José es responsable de gestionar y coordinar los procesos administrativos que facilitan el acceso oportuno de los usuarios a la atención de salud, mediante la administración de la oferta asistencial, la gestión de agendas, la citación de pacientes, la gestión de listas de espera, la contactabilidad y el registro de la actividad asistencial.

El Gestor(a) de Agenda se integra a un equipo responsable de planificar, coordinar, controlar y optimizar las agendas médicas y de otros profesionales de la salud, desempeñando un rol transversal que requiere coordinación permanente con la Subdirección Médica, la Subdirección de Gestión del Usuario, jefes de servicio, supervisores, enfermeras coordinadoras, equipos clínicos y unidades de apoyo.

La institución cuenta aproximadamente con 300 profesionales médicos y la misma cantidad de profesionales no médicos y una cantidad similar de agendas clínicas que requieren programación, habilitación, modificación, monitoreo y control, además de agendas de profesionales no médicos.

RELACIONES INTERNAS

Dirección.

Subdirección Médica.

Subdirección de Gestión del Usuario.

Unidad SOME.

Lista de Espera.

Contactabilidad.

Servicios Clínicos.

Jefaturas de Servicio.

Supervisores.

Enfermeras Coordinadoras.

Informática.

RELACIONES EXTERNAS

Servicio de Salud Metropolitano Norte.

MINSAL cuando corresponda

Proveedores de sistemas autorizados.

FUNCIONES

RESPONSABILIDADES DIARIAS

• Analizar permanentemente la disponibilidad de oferta médica y profesional.
• Detectar horas ociosas y oportunidades de optimización.
• Coordinar la apertura y redistribución de cupos disponibles.
• Gestionar la reprogramación de pacientes producto de contingencias.
• Coordinar la recuperación de prestaciones suspendidas.
• Crear, modificar, bloquear, habilitar y cerrar agendas de acuerdo con los protocolos institucionales.
• Controlar que las modificaciones de agenda cuenten con las autorizaciones correspondientes.

RESPONSABILIDADES PERIÓDICAS

• Verificar la concordancia entre la programación autorizada y las agendas publicadas en SIDRA.
• Administrar y supervisar las agendas médicas, profesionales y de procedimientos del establecimiento.
• Velar por el cumplimiento del Protocolo Institucional de Gestión de Agenda.
• Mantener la trazabilidad de todas las modificaciones efectuadas sobre las agendas.

RESPONSABILIDADES ESPORADICAS

• Detectar brechas en la programación asistencial.
• Proponer estrategias para mejorar el acceso de los usuarios.
• Participar en proyectos institucionales relacionados con productividad y listas de espera.
• Capacitar a funcionarios en materias relacionadas con gestión de agendas

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Título Profesional del área de la Salud (obligatorio).

Obligatorios:

• Capacitación en Microsoft Excel, nivel Intermedio o Avanzado.

Deseables:

• Diplomado o Postítulo en Gestión en Salud.
• Capacitación en Gestión de Listas de Espera y Garantías Explícitas en Salud (GES).
• Capacitación en Ley N° 20.584 de derechos y deberes de los pacientes y/o trato al usuario. - Herramientas de análisis de datos (Power BI o Looker Studio).

Experiencia sector público / sector privado

Requisito Obligatorio General:

• De al menos 2 años de experiencia profesional bajo los títulos indicados en perfil de cargo en el sector público y/o privado

Requisito Obligatorio Especifico: - De al menos 1 año de experiencia profesional bajo los títulos indicados en perfil de cargo en: Gestión de Unidad y/o Gestión de Agendas y/o Programación Asistencial y/o Unidad SOME y/o Gestión de Listas de Espera/GES en establecimientos de salud pública.

Competencias

CAPACIDAD DE ANALISIS Y SINTESIS: Capacidad para identificar, comprender y evaluar las diferentes variables que inciden en la consecución de actividades, tareas, funciones y objetivos, determinando las posibles alternativas de viabilidad, teniendo en cuenta su repercusión en los niveles de calidad y eficiencia esperados. METICULOSIDAD: Resolución total de una tarea o asunto hasta el final y en todas las áreas que envuelva, independientemente de su insignificancia. Es la capacidad que tiene una persona para elaborar detalladamente cualquier información, de tal forma que los resultados reflejen una excelente calidad del producto final. CAPACIDAD PARA GESTIONAR CONFLICTOS: Capacidad para encontrar las verdaderas causas y soluciones de una situación o problema específico, cuyos resultados o alternativas de solución son desarrolladas y sustentadas con eficiencia, eficacia y confiabilidad. TOLERANCIA A LA PRESION: Es la capacidad para responder y trabajar con calma y concentración en la realización de la tarea, cuando se presentan dificultades, reflejado un alto desempeño en situaciones de mucha exigencia, con conocimiento profundo de sus funciones y los diferentes métodos para realizarlo, logrando establecer prioridades para tomar decisiones bajo presión, considerando el impacto de estas, con respuestas eficientes y eficaces ante situaciones de presión de tiempo, de desacuerdos, oposición y diversidad, favoreciendo la capacidad de mantener confianza y el control en sí mismo.

Contexto del Cargo

El Complejo Hospitalario San José, forma parte de la Red de Atención del Servicio de Salud Metropolitano Norte, se encuentra conformado por el Centro de Diagnóstico y Terapéutico “Dra. Eloísa Díaz” y por el Hospital San José. Es un Establecimiento de alta complejidad, que brinda atención a los adultos y recién nacidos, provenientes preferentemente de las comunas de Independencia, Recoleta, Conchalí, Huechuraba, Quilicura, Lampa, Colina y Til Til.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

Título profesional de una carrera de a lo menos ocho semestres de duración, otorgado por una Universidad o Instituto profesional del Estado o reconocido por este o aquellos validados en Chile de acuerdo con la legislación vigente.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Etapas de selección

ETAPAS, FACTORES Y SUBFACTORES A EVALUAR

ETAPA

FACTOR

SUBFACTOR

PONDERACIÓN ETAPA

PUNTAJE MÁXIMO

PUNTAJE MINIMO

% MÍNIMO DE APROBACIÓN

1

Experiencia Laboral profesional calificada

Antigüedad laboral según punto II de Perfil de Cargo

15%

10.5

10.5

100%

2

Formación Académica y Cursos de Capacitación

a) Formación Académica.

b) Capacitación.

10%

7

6.3

90%

3

Aptitudes Específicas para el Desempeño de la Función

Prueba técnica

20%

14

8

60%

Evaluación Psicolaboral mediante Test Psicológicos y Evaluación por Competencias

25%

17,5

10

60%

4

Valoración Global Del Candidato/a

Entrevista personal

30%

21

12

60%

PUNTAJE TOTAL

100%

70

40

60%

1.- EXPERIENCIA LABORAL PROFESIONAL CALIFICADA

Este factor tiene nota mínima de aprobación 70 y se pondera al 15% para la nota final, es decir 10.5 puntos.

Los/as postulantes en estas instancias, deben acreditar a través de certificados laborales la veracidad de la vinculación a trabajos previos. Las personas que en la ficha de postulación “experiencia laboral comprobable” expongan trabajos previos pero que no estén debidamente comprobados, no serán válidos para recibir el puntaje pertinente. 2.- FORMACIÓN ACADÉMICA Y CURSOS DE CAPACITACIÓN

La evaluación consiste en un análisis documental de los antecedentes presentados por los/as postulantes, los cuales deben estar debidamente acreditados, teniendo como nota mínima de aprobación 63 y se pondera al 10% para la nota final, es decir 6.3 puntos.

Para acceder a esta etapa, se debe haber obtenido al menos el puntaje mínimo requerido en el Factor de Experiencia Laboral profesional Calificada según las especificaciones de la Tabla Nº1.

Avanzará a la siguiente etapa el/la postulante que cumpla con los requisitos mínimos por factor señalados en la “Tabla Nº1”.

En esta etapa los antecedentes se valorarán a través de tres sub factores:

Formación Académica

Se evaluará la pertinencia del título del candidato/a según las características definidas en el perfil del cargo.  Para evaluar este sub factor se aplicará el puntaje señalado en la “Tabla N°1”.

Capacitación y/o Perfeccionamiento.

Se evaluarán los cursos de capacitación y/o perfeccionamiento, aprobados y debidamente certificados que tengan relación con el perfil del cargo.

No será considerado como capacitación, los ramos aprobados de carreras inconclusas o en proceso, ni de diplomados, magíster o doctorados en la misma situación. El certificado que acredite las actividades de capacitación deberá contener, a lo menos, las siguientes menciones:

Nombre de la institución

Nombre del curso

Fecha de su realización

Número de horas (en caso de ser solicitado en perfil de cargo).

Para evaluar este sub factor se aplicará la “Tabla N°1”.

Especialización

En la evaluación sólo se considerará el magíster, pos títulos y/o diplomados que tengan relación con las áreas de desempeño del cargo, siempre y cuando los planes de estudios hayan sido finalizados y aprobados.

En cuanto a los estudios de especialización del o la postulante, se cuantificarán según el puntaje indicado en la Tabla Nº 1. Sólo los/as postulantes que cumplan con el puntaje mínimo requerido por esta etapa, continuarán con el proceso de postulación.

Los/as postulantes que cumplan con el puntaje mínimo correspondiente a la  sumatoria de las Etapas 1  y 2 y cumplan con los excluyentes,  pasarán a la siguiente fase del proceso de evaluación, resultados que serán publicados en la página web www.complejohospitalariosanjose.cl banner procesos de selección y convocatorias públicas, de acuerdo al cronograma. Además, en esta instancia se comunicará día y hora de la evaluación de la Etapa 3 (Factor Aptitudes Específicas para el Desempeño de la Función).

3.-FACTOR APTITUDES ESPECÍFICAS PARA EL DESEMPEÑO DE LA FUNCIÓN

En esta etapa se evaluarán aptitudes específicas para el desempeño de la función. La evaluación del subfactor a) se llevará a cabo de forma presencial a quienes accedan a esta instancia. Las evaluaciones se valorarán a través de dos sub factores:

a)      Evaluación Técnica

La evaluación consiste en la aplicación presencial de una prueba técnica diseñada y ejecutada por el área técnica que requiere el cargo.

El nivel de ajuste del o la postulante respecto al perfil definido para el cargo de referencia, se evaluará a través de la asignación de un máximo de nota 70 y un mínimo de nota 40 para la aprobación de la etapa. La nota obtenida será ponderada según exigencia de etapa, en este caso al 20%. La evaluación técnica se realizará conforme a lo estipulado en el cronograma del proceso.

Los/as postulantes que obtengan los cinco mejores puntajes por cargo a proveer en la Evaluación Técnica pasarán a la evaluación del siguiente subfactor (Evaluación Psicolaboral).

En caso de igualdad de puntuaciones entre postulantes en la prueba técnica que impida determinar quiénes avanzarán al siguiente subfactor (Evaluación Psicolaboral), se aplicarán de forma sucesiva y obligatoria los siguientes criterios de desempate:

• Criterio A: Los/as postulantes empatados/as serán ordenados/as en forma descendente, considerando la sumatoria de experiencia profesional acreditada en los requisitos obligatorios específicos para el desempeño de la función establecidos en el punto II del perfil de cargo, calculada en años, meses y días.

• Criterio B: De persistir la igualdad una vez aplicado el Criterio A, los/as postulantes que mantengan dicha condición serán ordenados/as en forma descendente, considerando la experiencia profesional acreditada correspondiente al requisito obligatorio general, calculada en años, meses y días.

b)      Evaluación Psicolaboral mediante Evaluación de Competencias

La evaluación consiste en la realización de una entrevista por competencias y aplicación de test psicolaboral, la cual será llevada a cabo de manera presencial, previa coordinación de fecha y hora. Se identificará el nivel de adecuación del o la postulante respecto al perfil del cargo de referencia. Este procedimiento será realizado por un profesional psicólogo, que realizará una entrevista en profundidad.

El nivel de ajuste del o la postulante respecto al perfil definido para el cargo de referencia, se evaluará a través de una escala de notas con puntaje total de 100 puntos equivalente a nota 70. Con nota mínima 40 para la aprobación para la aprobación de la etapa. La nota obtenida será ponderada según exigencia de etapa en este caso al 25%. La evaluación psicolaboral se realizará conforme a lo estipulado en el cronograma del proceso.

Los/as postulantes que cumplan con la nota mínima de aprobación (nota 40) pasarán a la siguiente fase del proceso de evaluación, denominado Factor de Valoración Global del Candidato. El resultado será publicado en la Página Web www.complejohospitalariosanjose.cl banner procesos de selección y convocatorias públicas, de acuerdo a la fecha indicada en el cronograma.

*Los/as Postulantes en situación de Discapacidad deben indicarlo en su cuenta en el portal de Empleos Públicos, para garantizar la igualdad en el proceso de selección.

4. FACTOR VALORACIÓN GLOBAL DEL CANDIDATO/A

En esta etapa se evaluarán las aptitudes del o la postulante a través de una entrevista presencial efectuada por la Comisión de Selección.

Los/as integrantes de la Comisión de Selección podrán calificar al postulante con nota otorgada de 10 al 70 la cual será ponderada según exigencia de etapa, al 30%. Para que la evaluación sea válida, deben estar presentes al menos el 50% de los/as integrantes de la comisión que cuenten con derecho a voto, sin incluir al representante de la SGDP, quien siempre lo integrará.

Las sumas de puntos obtenidos de la ponderación darán la nota final la cual tendrá un corte mínimo de 40 (60%) para ser considerado dentro de los 3 postulantes sugeridos como idóneos por cargo convocado.

Finalmente, para definición de convocatoria se propondrá al Director del Hospital San José la nómina de postulantes, de acuerdo a puntajes obtenidos (en nómina se incluirá un máximo de tres postulantes por cargo a proveer, de acuerdo a puntajes más altos asignados).

(*) En casos excepcionales, y únicamente si las condiciones logísticas y técnicas lo permiten, la comisión de selección podrá autorizar la realización de las etapas 3.a (prueba técnica), y 4 (valoración global) en modalidad remota, garantizando siempre la inclusión, integridad, transparencia e igualdad de oportunidades del proceso.

En cualquiera de las modalidades, los costos de traslado, conectividad u otros asociados a la participación en estas instancias deberán ser asumidos íntegramente por el/la postulante.

INDICADORES DE EVALUACIÓN

Los siguientes Indicadores corresponden a los criterios de evaluación que serán utilizados para asignar el puntaje en las distintas etapas del proceso de postulación:

Calendarización del proceso