Encargado(a) Administrativo(a) Oficina de Partes

Objetivo del cargo

Administrar el quehacer de Oficina de Partes, a fin de asegurar el cumplimiento de estándares de oportunidad, confiabilidad y confidencialidad en el flujo de información que se recibe y emite desde la Dirección del Servicio de Salud de Antofagasta; con tales efectos orienta y supervisa la aplicación de los procedimientos relacionados con la recepción, clasificación, registro, despacho, archivo y resguardo de la documentación que es ingresada, con énfasis en la gestión del desempeño de los funcionarios que conforman la Unidad, en conformidad con los estándares de calidad, buen trato e inclusión que rigen a la Institución.

Funciones del cargo

a)   Proponer a su jefatura las bases sobre las cuales versarán los procedimientos de gestión documental que se apliquen en la oficina de Partes, a fin de asegurar la implementación de estándares de calidad, oportunidad y confidencialidad del servicio, así como de seguridad de la información. Con tales efectos, tendrá a la vista cánones definidos por el Departamento de Planificación y Control Estratégico de Gestión y en la Ley de Probidad.

b)   Elaborar e implementar procedimientos y protocolos que regulen las acciones de gestión documental que se desarrollan en la Oficina de Partes, a fin de asegurar el procesamiento adecuado y trazabilidad de la información, en un estricto marco de confidencialidad. Para ello, desarrolla procesos participativos de elaboración; realiza aportes a partir de las desviaciones que haya identificado, tal que se consideren medidas correctivas; considera el tratamiento de información para los distintos medios por los cuales recepciona documentos la unidad; establece flujos de procesos específicos, así como responsabilidades para los diversos actores que intervienen en el tratamiento de la información; e implementa instancias de socialización que permitan la incorporación de los lineamientos definidos en el quehacer habitual.

c)     Diseñar e implementar capacitaciones internas dirigidas a los funcionarios que se desempeñan en Oficina de Partes – así como a usuarios internos que se vinculen a la Unidad –, a fin de contribuir a la asimilación e integración al quehacer habitual, de los lineamientos especificados en protocolos y procedimientos que regulan las acciones de soporte logístico / administrativo; con tales efectos, planifica y coordina las acciones de capacitación, genera material de apoyo pedagógico que contemple las características del proceso de enseñanza/aprendizaje en adultos, ejecuta actividades de capacitación, y evalúa la aplicación de los contenidos entregados.

d)   Establecer mecanismos de control que le permitan verificar la implementación de los lineamientos técnicos y procedimentales establecidos en los procedimientos y protocolos que han sido formalizados, así como el cumplimiento de los estándares de gestión documental, y la efectividad de los tiempos y condiciones de respuesta de la Unidad. Con tales efectos, programa y ejecuta instancias de acompañamiento y retroalimentación; asegura su propia actualización y dominio en materia de normativas, procedimientos y softwares asociados a su labor, tal que pueda orientar al equipo; identifica oportunidades de mejora y aspectos bien logrados por parte de los funcionarios; y reporta los principales hallazgos a la jefatura directa.

e)   Verificar que los procesos de gestión documental – sean ingreso, registro, archivo y mantenimiento, y distribución – se ejecuten en conformidad con la normativa que regula el tratamiento de documentación pública, a fin de asegurar el procesamiento y resguardo adecuado de los respaldos de la gestión Institucional; con tales efectos, instruye al equipo respecto de normativas y procedimientos, y asesora a las unidades usuarias.

f)    Implementar un sistema de archivo documental, que asegure el resguardo confiable y seguro de la información, así como su accesibilidad conforme a requerimiento; para ello, estandariza con el equipo procesos de análisis y catalogación de información en base a criterios como fechas, correlativo, unidad emisora, unidad receptora (distribución) y otros útiles para estos fines. En este contexto, deberá considerar los diversos formatos en que es procesada la documentación.

g)   Asegurar la correcta aplicación del sistema informático vigente, implementado para el registro y control del flujo de la documentación que es recepcionada en Oficina de Partes; con tales efectos instruye a su equipo de trabajo en el uso sistemático de la plataforma y genera controles aleatorios que certifiquen la práctica.

h)   Ejercer como ministro de fe a fin de certificar la pertinencia de los documentos recepcionados en Oficina de Partes, para ello verifica el cumplimiento de los criterios de emisión de la documentación y secunda el acto mediante firma.

i)     Brindar atención al público que acude a Oficina de Partes, o bien a quienes consultan por medios no presenciales, asegurando la satisfacción de usuarios; para ello, entrega orientaciones e información que se ajuste a la normativa legal y protocolos de confidencialidad.

j)    Velar por el cumplimiento de las disposiciones disciplinarias, las leyes, los estatutos y los reglamentos del Servicio; con tales efectos, planificará y ejecutará estrategias que aseguren la socialización y asimilación de estas disposiciones en el equipo de trabajo que lidera.

k)   Liderar a las personas bajo su dependencia, orientando y alineando las acciones para la consecución de las metas del Servicio, en un marco de respeto y de clima propicio para el desarrollo de las capacidades individuales y grupales.

l)     Liderar y coordinar la gestión de la Oficina de Partes, potenciando el desempeño de las personas bajo su dependencia, mediante la asignación de responsabilidades individuales y colectivas, en función de sus talentos y fortalezas, orientándolos a la excelencia para dar respuesta a las demandas de los usuarios; igualmente, lo hará aplicando los sistemas institucionales definidos para calificar y gestionar el desempeño.

m)  Desarrollar todas las acciones administrativas que subyacen al liderazgo de personas y equipos de trabajo – sean requerimientos de contratación, control de asistencia y presentismo, autorización de permisos y feriados, asignación de notas de mérito o demérito, calificación del desempeño, entre otros –, así como aquellas orientadas a retroalimentar, reconocer y gestionar el desempeño, contribuyendo al cumplimiento de la normativa y procedimientos establecidos, y al cumplimiento de los objetivos institucionales.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Indispensable: Licencia de Enseñanza Media o equivalente y acreditar una experiencia laboral en el área administrativa o en labores equivalentes no inferior a cinco años en el sector público.

Deseable acreditar capacitación y perfeccionamiento en:

Curso atención de público / usuario.

Curso gestión y manejo documental.

Informática aplicada a la administración y gestión.

Habilidades asociadas al liderazgo de personas y equipos.

Administración y/o control de gestión.

Curso DFL Nº 29, año 2004, que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº18.834, Estatuto Administrativo.

Curso Ley Nº 18.575, O.C. de Bases Generales de la Administración del Estado, que incluye las normas de la Ley de Probidad, Nº 19.653.

Curso MS Office 2010 o superior.

Experiencia sector público / sector privado

Acreditar una experiencia laboral en el área administrativa o en labores equivalentes no inferior a cinco años en el sector público.

Competencias

COMPETENCIAS TRANSVERSALES

Competencia

Descripción del Nivel

Nivel

Orientación al servicio

• Comprende que el usuario es el fin de la organización y actúa en consecuencia, entregando un trato amable y cercano, orientado a su satisfacción, empatizando con sus necesidades implícitas y explicitas lo que le permite anticiparse a los pedidos de los usuarios, favoreciendo el establecimiento de relaciones duraderas basadas en la confianza.

• Propicia trabajar brindando un valor agregado a los usuarios, desarrollando estrategias prácticas para ello y se asegura de que sus compañeros actúen de igual manera, promoviendo un ambiente laboral adecuado para que el equipo busque comprender y satisfacer las necesidades de los usuarios.

4

Trabajo en Equipo

• Visualiza la importancia y beneficios de trabajar en equipo, por lo que aprovecha estas circunstancias para su desarrollo y el de otros, fomentando el espíritu de colaboración entre sus compañeros. Promueve el intercambio de apoyo e ideas con su equipo de trabajo, coordinándose además con ellos, lo que facilita la consecución de objetivos mancomunados.

• Busca el consenso y cuida que no se impongan modalidades de trabajo de manera arbitraria, propiciando siempre el dialogo y fomentando el buen clima entre los miembros de su equipo.

3

Integridad

• Guía las propias acciones y las de sus colaboradores en función de los valores morales y las buenas costumbres, logrando ser un ejemplo para otros por mantener una conducta congruente con los valores organizacionales.

• Hace aportes y entrega ideas para mejorar el accionar de la institución adecuándolos a valores, buenas costumbres, procesos y procedimientos de la institución y fomentando dentro de su área un manejo óptimo de la información y los recursos de la organización.

4

Comunicación efectiva

• Transmite sus ideas y mensajes claramente en su grupo de trabajo y jefatura directa. Aprovecha los canales de comunicación existente, formales e informales, a fin de obtener la información que necesita para la realización de sus tareas.

• Escucha adecuadamente a otros y se asegura de haber comprendido exactamente lo que deseen expresar, incorporando opiniones y distintos puntos de vista de los demás, en los contextos adecuados.

• Expresa sus opiniones e ideas de acuerdo al contexto, tratando con respeto a las personas, manifestando su disposición para escuchar a los demás, mostrando interés por comprender al otro, en su lenguaje verbal como no verbal.

3

Apego a normas y procedimientos

• Reconoce la importancia de las normas y procedimientos, así como la ejecución práctica de estas en la correcta realización de las labores y la obtención de un servicio de alta calidad en su área, siendo un referente por su responsabilidad profesional y personal.

• Implementa normas y políticas organizacionales para fomentar la responsabilidad personal. Además, retroalimenta a sus compañeros respecto a su apego a procedimientos y normas, concientizándolos de la importancia de estos a nivel personal, profesional y organizacional.

4

Orientación a la calidad y los resultados

• Orienta su propia actuación y la del área al logro o superación de las metas esperadas, proponiendo nuevos objetivos desafiantes, siendo un referente en su área en materia de calidad y mejora continua. Asimismo, fomenta la búsqueda de mejoras en su equipo de trabajo, sociabiliza sus conocimientos con los demás miembros del equipo, motivando la búsqueda continua de perfeccionamiento de los integrantes del área de trabajo.

• Diseña y modifica métodos de trabajo con el propósito agregar valor y lograr mejoras en el rendimiento propio y del área a cargo, permitiendo optimizar los recursos disponibles y encontrar formas más eficientes de hacer las cosas.

4

COMPETENCIAS ESPECIFICAS

Competencia

Descripción del Nivel

Nivel

Adaptación al Cambio

• Se adapta a cualquier situación nueva, de manera rápida y eficiente, sin afectar otras áreas personales o laborales, siendo capaz de anticiparse a las dificultades de las variaciones, tomar decisiones acertadas y movilizar a otros en función de estas.

• Comprende y utiliza las oportunidades del entorno, entendiendo el por qué y cómo de los cambios, proponiendo transformaciones beneficiosas que mejoran el área dentro del equipo, siendo capaz de explicar a otros estas modificaciones y motivarlos en este proceso de adaptación.

4

Capacidad de Aprendizaje

• Muestra apertura para incorporar críticas, aceptar sus errores, integrar nuevos conocimientos y destrezas que favorezcan su desempeño, entendiendo el concepto de autodesarrollo como responsabilidad individual, y evidenciándolo en sus comportamientos.

• Identifica oportunidades de desarrollo en conocimientos y competencias, tanto para sí mismo como para los demás integrantes del equipo, aprovechando cada una de las oportunidades otorgadas para mejorar tanto a nivel personal como profesional, así como entregar retroalimentación positiva a sus pares y motivarlos hacia el propio aprendizaje.

4

Capacidad de Planificación y Organización

• Determina eficazmente metas, prioridades y plazos para la realización de sus labores.  Asimismo, define las etapas, acciones, plazos y recursos requeridos para el logro de los objetivos fijados para sus tareas, utilizando mecanismos de seguimiento y control del grado de avance de las distintas etapas de las tareas o proyectos a su cargo y aplica las medidas correctivas necesarias.

• Está atento al surgimiento de obstáculos que podrían impedir el logro de las metas pautadas, se anticipa a ellos, los maneja y supera. Asimismo, entrega propuestas a sus pares o jefaturas que permiten estructurar y mejorar situaciones procedimientos de su trabajo o el de su área, siendo un aporte en eficacia y eficiencia de estos procesos.

3

Supervisión

• Fija a los colaboradores objetivos de desempeño, claros y medibles, y asigna las responsabilidades y delega tareas de manera efectiva, supervisando sus avances y delegando autoridad en el caso de ser necesario.

• Se toma su tiempo para explicar a sus colaboradores las tareas a realizar antes de ejecutarlas, motivándose a que aprendan la forma correcta de llevarlas a cabo. Asimismo, entrega constante retroalimentación sobre como realizan estas labores, corrigiendo los errores u omisiones de manera oportuna y asertiva.

3

COMPETENCIAS TÉCNICAS

Conocimientos Técnicos requeridos

Habilidad

Dominio

Básico

Intermedio

Avanzado

Procesador de Texto (Word)

X

Planilla Electrónica (Excel)

X

Plataforma de Correo Electrónico

X

Presentaciones Digitales (Power Point)

N/A

Plataforma de Gestión Documental del Estado (DocDigital)

X

Otra: DFL N° 29, año 2004, que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº18.834, Estatuto Administrativo.

X

Ley Nª 18.575, O.C. de Bases Generales de la Administración del Estado, que incluye las normas de la Ley de Probidad, Nº 19.653.

X

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

De acuerdo con lo establecido en el DFL N.º 04 del 2017, del Ministerio de Salud, que fija la planta de personal del Servicio de Salud Antofagasta, los requisitos para el ingreso a este cargo son, alternativamente:

Cargo

Grado

Requisitos

Administrativo

12 al 15

Alternativamente

Licencia de Enseñanza Media o equivalente y acreditar una experiencia laboral en el área administrativa o en labores equivalentes no inferior a cinco años en el sector público.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Etapas de selección

Serán factores de evaluación los siguientes, con la ponderación que para cada caso se indica:

ETAPA

FACTORES

SUBFACTORES

PTJES. MÁXIMO

PTJES. MÁXIMO ETAPA

% FACTOR

PTJE. MÍNIMO APROBACIÓN

I

Evaluación Curricular

Experiencia laboral requerida

Experiencia laboral en el área administrativa o en labores equivalentes

15

40

40%

20

Experiencia laboral calificada (afín) acreditada desempeñándose en labores de soporte administrativo y gestión documental en oficinas de partes, o bien en oficinas de informaciones, sugerencias y reclamos.

10

Experiencia laboral supervisando personas o coordinando equipos de trabajo.

05

Capacitación y/o Perfeccionamiento

Deseable:

Curso atención de público / usuario.

Curso gestión y manejo documental.

Informática aplicada a la administración y gestión.

Habilidades asociadas al liderazgo de personas y equipos.

Administración y/o control de gestión.

Curso DFL N° 29, año 2004, que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº18.834, Estatuto Administrativo.

Curso Ley Nª 18.575, O.C. de Bases Generales de la Administración del Estado, que incluye las normas de la Ley de Probidad, Nº 19.653.

Curso MS Office 2010 o superior. .

10

II

Evaluación Psicométrica

Aplicación de pruebas estandarizadas que miden capacidades cognitivas, rasgos de personalidad y competencias laborales

Adecuado

05

05

05%

05

No Adecuado

0

III

Evaluación Psicológica

Adecuación psicológica para el cargo según entrevista psicolaboral

Recomendable

15

15

15%

05

Recomendable con Observaciones

05

No Recomendable

0

IV

Entrevista Comisión de Selección

Evaluación de conocimientos

técnicos

específicos para el cargo y competencias laborales.

Cada participante de la Comisión calificará a cada entrevistado con un puntaje entre 4 a 7 puntos.  Se promediará la sumatoria de las notas obtenidas por cada postulante, dividiéndose por el número de evaluadores presentes.  Producto de dicha entrevista, a los postulantes se le asignará el porcentaje que resulte del siguiente cálculo:

Puntaje:

Nota Prom. Candidato * 40 puntos

Nota Máxima (7)

40

40

40%

30

TOTAL

100

100

100%

60

Calendarización del proceso