CÓD. 26061 Secretaria (o) CR Pabellones, Subdirección de Gestión Asistencial (Jornada Diurna)

Objetivo del cargo

Colaborar en forma oportuna y eficiente en los procesos administrativos/operativos del área y en la atención de pacientes y funcionarios (clientes internos y externos) de las unidades que abarca, brindando a su(s) jefe(s) y equipo de trabajo, apoyo en el cumplimiento de las tareas y procesos propios de las distintas Áreas que asiste.

Funciones del cargo

Función

Actividades

Colaborar y apoyar los procesos administrativos.

Realiza y recepciona llamados telefónicos, y envía documentación vía correo electrónico.

Coordina telefónicamente con los diferentes centros de la red de salud y privados las solicitudes a pacientes beneficiarios, según corresponda.

Eventualmente participa o coordina las reuniones del área, y redacta actas e informes.

Colabora en actividades de la Jefatura del área, inherentes al cargo de secretaria.

Elabora informe de honorarios y horas extras realizadas por el personal del área.

Colabora en la programación del rol de turno del personal clínico del área.

Prepara las condiciones materiales necesarias para la celebración de reuniones, presentaciones, etc. (auditorio equipos, café)

Atiende y filtra visitas, concerta las procedentes entrevistas.

Participa en la confección y gestión de agenda de su jefe superior.

Actualiza la información en diario mural del área.

Elabora certificados o coordina la entrega de ellos a pacientes hospitalizados en los distintos servicios, y/o personal del área que lo solicite.

Solicita la reparación de la infraestructura y equipos a través de la vía correspondiente, de acuerdo con lo solicitado por el personal clínico y Jefatura.

Controlar y manejar los documentos administrativos clínicos y confidenciales.

Mantiene al día, y eventualmente introduce adaptaciones al sistema de archivos organizados de documentos del área.

Recepciona, redacta, envía, distribuye, registra y despacha documentos a las diferentes Unidades clínicas y de apoyo del Hospital.

Redacta documentos clínicos y administrativos en base a indicaciones recibidas, preparándola para la firma y salida.

Vela por el cumplimiento de la formalidad de los documentos recibidos y enviados.

Utiliza adecuadamente la información confidencial de personal, pacientes y administrativa.

Cautela la reserva de la información de documentos de importancia estratégica para el establecimiento y sus dependencias, así como la privacidad de datos de los usuarios.

Colaborar y apoyar en la gestión del personal.

Atiende llamadas telefónicas, registrándolas, derivándolas a las Unidades correspondientes (internas y/o externas) y dando respuesta a las consultas de su competencia, a modo de optimizar el tiempo de su jefatura.

Vela que toda solicitud de permisos tenga visto bueno del jefe directo y jefe de unidad.

Recepciona y distribuye correspondencia, planillas de reloj control, invitaciones, citaciones etc. del personal de sus áreas.

Envía y solicita documentación requerida para los contratos.

Registra licencias médicas, permisos, feriados legales, capacitaciones.

Usar e Ingresar datos a los sistemas informáticos.

Lleva registro e ingreso de datos a base de datos de las áreas del CR de Pabellones, y sistemas estadísticos.

Utiliza el sistema informático del hospital en ámbitos de su competencia.

Se perfecciona en el uso de herramientas tecnológicas de apoyo y promueve su mejora continua, con orientación al usuario interno y externo.

Otras funciones.

Cumple responsablemente la normativa institucional que regula los procesos clínicos – administrativos.

Desempeña funciones y tareas de apoyo que encomiende la jefatura en el marco de sus funciones, habilidades y capacidades.

Participa de instancias de capacitaciones inherentes a su cargo o encomendadas por su jefatura directa.

Asume las funciones de la secretaria del CR del Pabellones en caso de ausencia.

Es responsable de relacionarse interpersonalmente con las personas del equipo de una manera acorde a la autoridad y poder que ejerce, priorizando el trato respetuoso, la motivación y el reconocimiento de las personas.

Mantiene un trato respetuoso, empático y colaborativo en el espacio laboral.

Comprende que existen situaciones personales de los miembros del equipo que pueden afectar su desempeño y el clima laboral.

Identifica y potencia las capacidades del equipo, retroalimentando oportunamente y brindando oportunidades para su desarrollo profesional.

Realiza acciones y actividades para reconocer los logros del equipo de trabajo y así reforzar el buen desempeño.

Cumplir la normativa institucional y contribuir a los compromisos de gestión, metas e indicadores

Cumplir las normas, reglamentos, procedimientos y disposiciones institucionales vigentes.

Conocer las metas e indicadores institucionales (COMGES, Calidad, IAAS) y contribuir a su logro según su nivel de gestión.

Actuar conforme a la Ley N° 20.584 y a los principios bioéticos.

Realizar otras funciones inherentes al cargo que le encomiende la jefatura directa.

Contribuir con su propio desarrollo personal y profesional.

Participa de las capacitaciones que brinda la institución.

Mantiene un desarrollo continuo y permanente de sus competencias, especialmente aquellas relacionadas a sus funciones.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Ámbito

Necesario

Deseable

Formación Educacional

Licencia de Educación Media.(1)

Estudios especializados en secretaría y/o administración.

(1): Al ser un requisito necesario, se debe acreditar la formación educacional y cargar documento en la opción en >” Mis Datos”> “Mis Archivos Adjuntos”> "Copia de Certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley".

Ámbito

Necesario

Deseable

Capacitación

Estudios de secretaría.

Redacción y ortografía.

Manejo de terminología clínica de salud.

Curso de Microsoft Office Nivel Usuario (Excel, Word, Outlook).

Atención al usuario.

Gestión documental.

Comunicación efectiva.

Seguridad de la información.

Experiencia sector público / sector privado

Ámbito

Necesario

Deseable

Experiencia

Experiencia laboral en el área administrativa o en labores equivalantes no inferior a un año, en el sector público o privado.(2)

(2): Al ser requisito(s) necesario(s), se debe acreditar el cumplimiento de la experiencia profesional y cargar el documento en la opción en >” Mis datos”> “Mis Archivos Adjuntos” >"Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral").

Para la correcta certificación de experiencia laboral leer condiciones generales, al final de esta publicación.

Competencias

Competencia

Desempeños Esperados

Nivel Esperado

Conductuales transversales

Probidad y Conducta Ética

Respeta la autoridad y se apega a las normas.

Antepone el interés institucional al propio.

Resguarda la confidencialidad de la información.

Destacado

Habilidades Interpersonales

Se relaciona con buen trato.

Se comunica efectivamente.

Favorece un clima laboral armónico.

Desarrollado

Conductuales específicas del cargo

Trabajo en Equipo (TE)

Colabora y coopera activamente.

Se coordina con otros.

Promueve el aprendizaje colaborativo.

En Desarrollo

Competencias Técnicas Transversales

Dominio en temáticas relacionada a la Gestión documental y organización del lugar de trabajo.

Manejo en el uso de herramientas informáticas, como MS Windows y Microsoft Office (manejo de planilla Excel, redacción de informes y documentos en Word).

Manejo en el uso de Internet, plataformas web, correo electrónico y agenda en MS Outlook.

Redacción de Documentos y buena ortografía.

Conocimiento general del funcionamiento de instituciones públicas.

Contexto del Cargo

Equipo deTrabajo

Relaciones Internas

Relaciones Externas

Médico Jefe.

Enfermero (a) Coordinador (a) de pabellón.

Equipo Administrativo del CR de Pabellones.

Equipo de Enfermería.

Médicos.

Profesionales del área

Técnicos del área.

Auxiliares del área.

Enfermeros/as Supervisor/a de otras Unidades del HPH.

Secretarias de Unidades de Apoyo.

Secretarias de otros Centros de Responsabilidad del HPH y de la Red.

Pacientes y Familiares

Trabajadores Empresas de Aseo, ropería, otros.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

De acuerdo al DFL N°30 que fija Planta de Personal del Servicio de Salud Sur Oriente, para acceder al estamento y grado en concurso debe cumplir el siguiente requisito:

Licencia de Enseñanza Media o equivalente.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Etapas de selección

Calendarización del proceso