ASISTENTE TÉCNICO OFICINA DE PARTES Y ARCHIVO

Objetivo del cargo

Apoyar las funciones de Gestión, de Coordinación y Operativas, a través del Control y Seguimiento de las distintas áreas internas de la Oficina, a fin de mantener registros actualizados, los cuales permitan entregar información real y oportuna a Clientes Externos, Internos y a su Jefatura Directa.

Funciones del cargo

 Recopilación de Datos de los Distintos Sistemas y Plataformas para la confección de Informes.

 Mantener Actualizada Planilla de Control y Seguimiento de Actos Administrativos Internos (Estado y Observaciones.

 Consultas de Estados de Trámites de Usuarios Internos y Externos.

 Mantener actualizada Planilla para Ingreso de Documentos.

 Preparación de Informes Técnicos y Reportes de Procesos Internos.

 Control del Archivo General y Gestión Documental Interna.

 Mantener Actualizada Planilla de Control y Seguimiento de Despachos de Documentos (Servicios Courier, Email, Plataformas, vía Física, etc).

 Apoyo en la Coordinación de Actividades Internas Propias de la Sección.

 Utilización de todas las Plataformas y Sistemas a nivel Avanzado.

 Apoyo en Desarrollo y Actualizaciones de Procedimientos Internos.

 Apoyo en Capacitaciones en el uso de Sistema OFPA.

 Atención de Público de Nivel Complejo.

 Apoyo en Ingresos Presenciales y Digitales.

 Todas aquellas funciones emanadas de la Jefatura Directa.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Título Técnico en áreas de la Administración, Contabilidad, Gestión de Servicio Social o afines.

 Ley 19.880 (Ley de Procedimiento Administrativo) (Nivel Medio)

 Ley 20.285 (Acceso a la información Pública) (Nivel Medio)

 Ley 21.180 (Transformación Digital del Estado) (Nivel Medio)

 Capacitación de archivística y Gestión Documental Interna (Nivel Medio).

 Ventanilla Única (Contraloría General de la Republica)

 DocDigital (Plataforma de Comunicaciones Oficiales del Estado)

 Portal de Transparencia

 Plataforma de Correos de Chile

 Capacitación Sistema OFPA (Nivel Avanzado)

 Capacitación Ofimática (Word, Excel, Power Point, Outlook, Project, Visio) Internet Intermedio incluye Macros

 Capacitación Aplicaciones PDF.

(*) Se contabilizarán solo aquellas capacitaciones de una duración mínima de 6 horas.

Experiencia sector público / sector privado

Se requiere experiencia de 3 años de trayectoria laboral, desempeñándose en el ámbito de la Administración, idealmente en Gestión Interna, Procesos Administrativos o similares en instituciones públicas o privadas.

Competencias

Competencias Transversales:

 Orientación al Cliente

 Adaptación al cambio

 Flexibilidad/Adaptación

 Trabajo en equipo/ colaboración

 Probidad

Competencias Especificas:

 Manejo de Tics

 Conocimientos Técnicos/ Profesionales

 Liderazgo individual/influencia

 Planeación y organización/ manejo de trabajo

 Seguimiento

Contexto del Cargo

El cargo se desarrollará en la localidad de Temuco de forma presencial.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

Nivel de Estudios de conformidad con lo prescrito en el artículo 3° de la Ley N° 19.179 para el estamento Técnico. Título técnico, otorgado por un establecimiento de enseñanza media y/o de Educación Superior del Estado o reconocido por éste.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Certificado Situación militar al día (Obligatorio solo para los hombres)

Declaración jurada que cumple requisitos de ingreso (art. 12 let. c), e) y f) y art. 54 DFL 1/19.653)

Etapas de selección

Etapas y factores a evaluar

La evaluación de los/as postulantes constará de cuatro (4) etapas que se indican a continuación:

Etapa I “Formación Educacional, Estudios de especialización y Cursos de Capacitación”, se compone de los factores asociados a:

• Formación Educacional: Evalúa la pertinencia del título o nivel de estudios del candidato, según las características definidas en el perfil de cargo.
• Capacitación y otras actividades de perfeccionamiento: actividades requeridas por el perfil del cargo.

Etapa II “Experiencia Profesional”, que se compone de los siguientes factores:

• Experiencia: Evalúa experiencia laboral adquirida posterior a la obtención del título profesional, certificada correctamente.

Etapa III “Conocimientos Técnicos”, que se compone del siguiente factor:

• Evaluación de conocimientos técnicos: entrevista técnica individual o prueba escrita (presencial o a distancia), efectuada por la Comisión de Selección o quien esta designe, aplicada a los/as postulantes que hayan superado la Etapa II, basada en la evaluación de conocimientos técnicos requeridos para el desempeño del cargo, asociadas a las funciones señaladas en el perfil del cargo.
• El medio a utilizar, la fecha y el horario será previamente informado al correo electrónico de usuario/a de Empleos Públicos de cada postulante.

Etapa IV “Apreciación global”, que se compone del siguiente factor:

• Entrevista de apreciación global: Entrevista por videoconferencia o presencial, efectuada por la Comisión de Selección o quien esta designe, aplicada a los/as postulantes que hayan superado la Etapa III. Esta actividad tiene por objetivo evaluar la adecuación del postulante a las exigencias del contexto del cargo.
• El medio a utilizar, la fecha y el horario será previamente informado al correo electrónico de usuario/a de Empleos Públicos de cada postulante.

Calendarización del proceso