Código 046: Secretario(a) Administrativo(a) – Departamento Imagenología - Subdirección Unidades de Apoyo

Objetivo del cargo

Coordinar y controlar los procesos administrativos del área de desempeño, a través de la organización y ejecución que sustenta el cumplimiento de los objetivos de ésta, apoyando a la jefatura mediante la facilitación de información y brindando la orientación y asesoría necesaria tanto al usuario interno como externo del Hospital Dr. Sótero del Río.Coordinar y controlar los procesos administrativos del área de desempeño, a través de la organización y ejecución que sustenta el cumplimiento de los objetivos de ésta, apoyando a la jefatura mediante la facilitación de información y brindando la orientación y asesoría necesaria tanto al usuario interno como externo del Hospital Dr. Sótero del Río.

Funciones del cargo

1.- Administrar información para procesos del área y realizar seguimiento acerca de las gestiones realizadas.

Recepciona requerimientos de usuarios internos, canaliza y controla información y realiza seguimiento a las órdenes de trabajo generadas.

2.- Administrar beneficio de alimentación.

Revisa las planillas de marcaciones de todos los funcionarios, cotejando cuántos vales de colación le corresponden a cada uno y descontando cuando corresponde.

Entrega a jefatura planilla para que la revise y de visto bueno.

Recibe documentación firmada por jefatura y coteja nómina con lo recepcionado, digitaliza documento e ingresa nombre completo por funcionario.

Traspasa información en planilla otorgada por la Subdirección de Gestión y Desarrollo de las Personas y solicita firma a jefatura para remitirla a esta misma.

3.- Administrar control de horas extras.

Solicita las marcaciones de entrada y salida, viéndose reflejadas en el sistema.

Recepciona planillas de autorización de horas extras que cada jefatura remite.

Revisa y consolida la información cotejando que la nómina de los funcionarios concuerde con los documentos recepcionados y solicita a cada funcionario la firma de sus marcaciones. Si algún funcionario tiene alguna observación, gestiona la solución con la jefatura.

Imprime y escanea planillas y las guarda en las carpetas digitales del área.

Envía planilla a Auxiliar para que las despache a la Subdirección de Gestión y Desarrollo de las Personas.

4.- Administrar sistema de contratos.

Emite propuestas (ficha de Ingreso) por reemplazos, licencias médicas, feriados legales o cargos vacantes.

Ingresa al sistema de gestión de contratos y realiza propuesta según las normativas establecidas.

Ingresa Rut de la persona que va a ingresar e información del funcionario que se está reemplazando para generarlo en el sistema.

Carga los contratos de las personas para reemplazo, ya sea en cargo vacante, fuero gremial o en suplencia y solicita a la jefatura la validación.

Envía información a la Subdirección de Gestión y Desarrollo de las Personas y realiza seguimiento de su estado. En caso de haber algún rechazo revisa y genera las modificaciones necesarias que correspondan o pide apoyo a la jefatura.

Registra todos los reemplazos, vacaciones, faltas, permisos y licencias médicas.

Consolida toda la información que le envían las jefaturas de áreas en el perfil del funcionario en el sistema, gestionando la firma de la jefatura.

Acompaña al funcionario nuevo a la Subdirección de Gestión y Desarrollo de las Personas para que se enrole y obtenga su credencial, llevando junto con ello la documentación para la gestión de su contrato y finalmente realizar recorrido por el Hospital.

5.- Realizar otras labores asociadas al cargo.

Apoya en la recepción, registro, distribución y despacho de correspondencia y documentación dirigida a la jefatura, manteniendo los respaldos y controles correspondientes.

Administra la agenda de la jefatura, coordinando y organizando reuniones, entrevistas y otras actividades propias del área.

Atiende y orienta a público y funcionarios de manera presencial, telefónica y mediante correo electrónico, derivando o resolviendo las solicitudes de acuerdo con sus competencias.

Elabora y tramita documentos solicitados por la jefatura, tales como memorándums, cartas y correos electrónicos, asegurando su despacho y distribución dentro de los plazos establecidos.

Recibe y comunica recados, transfiere llamados telefónicos y mantiene actualizada la información administrativa del área, comunicando a los funcionarios los requerimientos e instrucciones de la jefatura.

Supervisa al personal de aseo del área, de acuerdo con las instrucciones de la jefatura.

Participa en la recepción de solicitudes de exámenes, gestión de listas de espera, agendamiento, admisión, finalización y asignación de estudios mediante el sistema RIS, utilizando las herramientas asociadas a los sistemas RIS-PACS.

Gestiona la entrega de resultados de exámenes, la grabación de imágenes en CD y el traslado de exámenes externos al sistema PACS, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

6.- Colaborar con la gestión y mejora continua del área.

Idea mejoras para el área, proponiendo iniciativas a su jefatura para responder satisfactoriamente a las exigencias y desafíos laborales del ámbito.

Actualiza sus conocimientos de forma constante en función de realizar mejoras tanto en su gestión como en la del equipo de trabajo que integra.

Desempeñarse en otras labores inherentes al área, según asignación de la jefatura directa.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

• Licencia de Enseñanza Media, otorgado por una Institución pública o privada reconocida por el Ministerio de Educación.

• Curso Gestión y Promoción del buen Trato Laboral y/o Curso de Trato al Usuario.

Experiencia sector público / sector privado

• Al menos 06 meses de experiencia laboral realizando funciones administrativas en instituciones de salud públicas o privadas en servicios de Imagenología.

Conocimientos Técnicos:

- Atención de Público.

- Redacción.

- Sistema de Gestión Documental.

- Microsoft Office Nivel Usuario / Intermedio.

Competencias

Competencias Institucionales

Foco en la Excelencia Capacidad para desarrollar sus actividades de cuerdo con los estándares establecidos por el Complejo Asistencia Sótero Del Río, verificando la oportunidad y calidad de su trabajo, así como ajustando su comportamiento a situaciones de cambios o adversas, logrado aportar, en todo momento, al posicionamiento del CASR como una Institución de excelencia

Trabajo Colaborativo Capacidad para generar y mantener vínculos de trabajo caracterizados por la cooperación y el respeto con personas y/o equipos que trabajan al interior del Complejo Asistencial Sótero Del Río, así como con grupos de interés externos a la Institución, entendiendo que cada uno forma parte de un equipo en donde todos comparten un objetivo común

Orientación de Servicio Capacidad para visualizar a los usuarios del Complejo Asistencial Sótero del Rio (pacientes y sus familiares) como una fuente de inspiración y motivación, posicionándolos en centro de su accionar, de modo de conocer, empatizar y responder a las necesidades y requerimientos, dando prioridad a la entrega de un servicio caracterizado por actitudes de respeto y amabilidad

Desarrollo e Innovación Capacidad para identificar áreas de aprendizaje, tanto propias como institucionales, optimizando las oportunidades que se generan para incrementar conocimientos y capacidades, de manera de proponer e implementar maneras diferentes y novedosas de hacer las cosas, agregando valor a su quehacer y/o la gestión del CASR

Competencias Específicas "FAMILIA E"

Disposición Positiva Demuestra predisposición, compromiso y responsabilidad hacia el trabajo, asumiendo positivamente las distintas tareas y solicitudes que recibe, evitando entramparse en la queja o en la crítica de cada desafío, contingencia o complejidad que enfrenta.

Comunicación Efectiva Capacidad para expresar las ideas en forma eficaz en situaciones individuales y grupales (incluyendo el uso adecuado de la comunicación no verbal); ajustar el lenguaje o la terminología a las características y las necesidades de su interlocutor, entregando eficazmente el mensaje.

Orden, Método y Eficiencia Capacidad para realizar el trabajo de forma sistemática, ordenada, correcta y oportuna, por medio de la optimización de los recursos disponibles, sin desviaciones, pérdidas de tiempo o recursos, logrando el resultado esperado.

Aplicar Procedimientos y Normas Capacidad para ejecutar sus funciones cumpliendo las normas y procedimientos del área propia y del Complejo Asistencial Sótero del Río, a fin de lograr los objetivos dentro de los lineamientos esperados.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

Licencia de Enseñanza Media o equivalente.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Etapas de selección

Calendarización del proceso