Administrativo(a) - Unidad de Farmacia

Objetivo del cargo

Brindar soporte administrativo y ejecutivo a la gestión de la Unidad de Farmacia, coordinando y ejecutando los procesos administrativos, documentales y de apoyo operativo que contribuyan al funcionamiento y gestión eficiente de la unidad, asegurando una atención oportuna a usuarios internos y externos, en cumplimiento de la normativa institucional vigente.

Funciones del cargo

Atender y orientar a usuarios internos y externos de manera presencial, telefónica y por correo electrónico, gestionando oportunamente sus consultas y requerimientos.

Brindar apoyo administrativo a la Jefatura de Farmacia, coordinando su agenda, reuniones, compromisos y demás actividades propias de la gestión de la unidad.

Proporcionar apoyo administrativo al personal de la unidad de farmacia, según necesidad.

Elaborar, redactar y dar seguimiento a documentos, informes, oficios, memorándums y demás antecedentes administrativos requeridos por la Jefatura de Farmacia.

Recepcionar, registrar, distribuir, archivar y resguardar la documentación física y digital de la unidad, asegurando su correcta organización, trazabilidad y confidencialidad.

Actuar como secretario(a) de actas en los comités y reuniones que determine la Jefatura de Farmacia, coordinando su organización y elaborando las actas correspondientes.

Mantener actualizados los registros administrativos y bases de datos de la unidad, utilizando los sistemas informáticos y planillas institucionales que correspondan.

Gestionar los procesos administrativos asociados al personal de la unidad, incluyendo la confección de nóminas de horas extraordinarias, permisos y demás antecedentes requeridos para su tramitación.

Gestionar la solicitud de insumos clínicos, de oficina y aseo mediante los sistemas institucionales vigentes (ABEX u otros), efectuando el seguimiento correspondiente.

Administrar el registro, control, custodia y entrega de talonarios de recetas médicas en soporte papel, así como el registro de firmas autorizadas de médicos, conforme a la normativa vigente y bajo la supervisión del Químico Farmacéutico.

Realizar el seguimiento del cumplimiento de las mantenciones preventivas y correctivas de los equipos de la unidad, así como de la programación del aseo diario y terminal de Farmacia, informando oportunamente cualquier desviación.

Mantener el orden, la organización y las condiciones adecuadas de la oficina administrativa, los archivos físicos y digitales de la unidad.

Resguardar la confidencialidad, privacidad y correcto manejo de la información y documentación institucional, conforme a la normativa vigente.

Ejecutar otras funciones administrativas inherentes a su cargo que sean encomendadas por la Jefatura de Farmacia, dentro del ámbito de sus competencias.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Licencia de Enseñanza Media (Excluyente)

Excel intermedio. (Excluyente)

Curso Trato al usuario. (Deseable)

Conocimientos:

Conocimientos en Office Nivel Intermedio.

Gestión documental.

Estatuto administrativo.

Ley Derechos y Deberes del Paciente.

Experiencia sector público / sector privado

Excluyente:

Acreditar experiencia en el área administrativa o en labores equivalentes no inferior a tres años en el sector público o privado.

Acreditar experiencia en el cargo en la unidad de farmacia no inferior a un año en el sector público o privado.

Competencias

Planificación y organización: Capacidad para estructurar tareas, priorizar actividades y gestionar eficientemente el tiempo.

Adhesión a normas y procedimientos: Capacidad para ajustarse y dar cumplimiento a las normas, protocolos y procedimientos de la organización.

Orden y prolijidad: Realiza sus funciones de manera cuidadosa, organizada y con altos estándares de limpieza y presentación.

Flexibilidad y adaptación a los cambios: Capacidad para ajustarse a nuevos contextos, roles o exigencias laborales, manteniendo un desempeño efectivo.

Trabajo en equipo: Capacidad para colaborar con otros de forma respetuosa y coordinada, orientado a objetivos comunes.

Iniciativa y autonomía: Capacidad para proponer mejoras, actuar proactivamente y desenvolverse con independencia en el desempeño de sus funciones.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Documentos requeridos

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Etapas de selección

• Análisis Curricular: Revisión de los curriculum, de acuerdo a los requisitos solicitados.
• Entrevista Psicolaboral: A través de una entrevista individual y/o grupal se revisaran sus competencias técnicas y habilidades blandas para el cargo. Aquellas personas que sean No Recomendable, no pasaran a la siguiente etapa.
• Comisión: Se realizara una comisión final con la terna correspondiente, donde se evaluara a los candidatos con una nota de 1-7. Aquellas personas que puntuen nota menor 4.0 quedaran afuera del proceso.

Si la persona seleccionada, permanece en el cargo menor a seis meses contratada, se podrá continuar en la selección del segundo candidato, de acuerdo a puntaje.

"Listado de postulantes  elegibles: Los postulantes que hayan llegado a la etapa de comisión de selección y que hayan obtenido un puntaje superior a 4.0  en dicha comisión, serán considerados como postulantes elegibles conformando una lista de postulantes idóneos, de tal forma que la autoridad facultada para hacer el nombramiento pueda designarlos en las vacantes que se produzcan en la planta respectiva, durante los doce meses siguientes a la conclusión del proceso de selección siempre y cuando estos correspondan al mismo perfil de cargo o familia de cargo.

Calendarización del proceso