ADMINISTRATIVOA SECRETARIOA

Objetivo del cargo

Brindar apoyo administrativo, secretarial y de gestión del Servicio Local de Educación Pública de Antofagasta, gestionando el flujo documental, agenda, comunicaciones y actividades, atención de requerimientos y organización, contribuyendo al orden, eficiencia y resguardando la información, con el fin de contribuir al cumplimiento oportuno de los objetivos estratégicos del Servicio.

Funciones del cargo

 Gestionar y organizar la agenda de la Dirección Ejecutiva, programando reuniones, audiencias y actividades oficiales.

 Recepcionar, clasificar y derivar correspondencia física y digital dirigida a las distintas áreas del Servicio Local de Educación Pública.

 Elaborar, transcribir, revisar y archivar documentos, oficios, memorándums y comunicaciones oficiales.

 Coordinar reuniones, comités y actividades institucionales, asegurando logística y actas.

 Elaborar y mantener actas de reuniones, registros de visitas y acuerdos adoptados, asegurando su correcta documentación, distribución oportuna a los involucrados y seguimiento del cumplimiento de los compromisos establecidos.

 Mantener actualizada la base de datos de contactos, directorio y documentos relevantes para la gestión ejecutiva.

 Atender y canalizar consultas, solicitudes y requerimientos internos y externos dirigidos a la Dirección Ejecutiva.

 Apoyar en la preparación de presentaciones, informes y documentos para la Dirección.

 Velar por la confidencialidad y resguardo de la información sensible que se maneja en la Dirección Ejecutiva.

 Realizar otras funciones administrativas que sean requeridas para el buen funcionamiento de la Dirección.

 Desempeñar otras funciones y/o tareas encomendadas por su jefatura directa que se encuentren dentro de su ámbito de acción, así como también prestar apoyo de acuerdo con las necesidades del Servicio.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Licencia de enseñanza media, o técnico de nivel medio en Secretariado Ejecutivo, Administración de empresas o carrera afín.

 Capacitación en redacción administrativa y manejo de documentos legales.

 Capacitación en archivo y gestión documental, físico y digital.

 Capacitación en Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y Plataforma institucionales.

 Capacitación en probidad administrativa y confidencialidad en la función pública.

Experiencia sector público / sector privado

Experiencia laboral mínima de 4 años en el sector público o privado.

Competencias

COMPETENCIAS TRANSVERSALES DEL CARGO

a) Excelencia y Compromiso en el trabajo: Capacidad para ejecutar el trabajo de manera disciplinada, acorde al cumplimiento de los procesos y procedimientos definidos por la Dirección de Educación Pública, persistiendo ante los obstáculos y logrando identificar e implementar acciones de mejora, de manera de apuntar a la entrega de un servicio de excelencia.

b) Relaciones interpersonales: Capacidad para establecer y mantener relaciones interpersonales cooperativas, respetuosas y cordiales, aportando al desarrollo de un ambiente laboral armónico a través de una actitud de escucha y apoyo, incluso ante provocaciones, adversidad, hostilidad o estrés.

c) Capacidad para ejecutar instrucciones: Capacidad para comprender y seguir instrucciones simples y complejas tal y como le son entregadas, realizando las preguntas necesarias antes de llevar a cabo una acción, de acuerdo con los requerimientos solicitados.

d) Comunicación efectiva: Saber escuchar y comprender las comunicaciones de los otros, establece relaciones interpersonales cercanas y de confianza. Cuando tiene dudas realiza preguntas y transmite conceptos e ideas de forma convincente y utiliza los medios de comunicación disponibles. COMPETENCIAS ESPECIÍFICAS DEL CARGO

a) Acatamiento de normas: Reconocer y aplicar en la actividad diaria normas definidas por el servicio, previniendo situaciones críticas siendo precavido en el actuar.

b) Conducta segura y autocuidado: Se adapta rápidamente y funciona con eficacia en cualquier contexto, logrando mantener su nivel de efectividad y desempeño en situaciones de alto estrés, modificando su propia conducta para alcanzar determinados objetivos cuando surgen dificultades.

c) Gestión de datos: Destreza para generar una adecuada gestión de los datos referentes y disponibles en sistemas y de los recursos asignados, optimiza el uso y tiempos de los recursos con que cuenta, realizando una eficiente gestión, atendiendo a los costos y beneficios para el cumplimiento de objetivos y mejora de resultados.

d) Orden y método de trabajo: Mantener precisión, orden y capacidad para priorizar información y tareas, identificando aspectos urgentes y/o importantes en el acontecer laboral, siendo preciso en el orden y estructura de sus labores diarias.

e) Trabajo bajo presión: Actúa con eficacia en situaciones de presión, oposición y/o adversidad, siendo capaz de responder a las exigencias del cargo con altos niveles de desempeño.

f) Trabajo en equipo: Expone interés de trabajar con otros en forma cooperativa, participando de manera activa y comprometidamente en la consecución de objetivos comunes y cumplimiento de los procesos y plazos establecidos.

Contexto del Cargo

El cargo se desempeña en el Servicio Local de Educación Pública Antofagasta, que comprende las comunas de Antofagasta, Mejillones, Sierra Gorda y Taltal.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

Licencia de educación media o equivalente y acreditar experiencia laboral no inferior a 4 años.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Etapas de selección

El proceso de selección contempla un total de 5 etapas para determinar a los mejores postulantes. Cada etapa es independiente y sucesiva y a su término se determinará la nómina de postulantes que continúan en el proceso, así como el listado de los candidatos no seleccionados.

1.- Analisis de Admisibilidad.

2.- Análisis Curricular. 3.- Prueba Técnica

4.- Evaluación Psicolaboral.

5.- Comisión de Selección.

Los/las postulantes que presenten alguna discapacidad, que les produzca impedimento o dificultad en la aplicación de instrumentos de selección que se administrarán, deberán informarlo en su postulación a fin de adaptar estos instrumentos y garantizar la no discriminación por esta causa.

Las personas que no asistan a alguna citación realizada para las distintas etapas sin justificación ni excusas previas quedarán fuera del proceso.

Para el análisis curricular se considerarán los datos que el candidato/a declara y completa en los campos solicitados de la plataforma del Servicio Civil, por consiguiente, las personas que postulen con este apartado vacío no serán admisibles. Las personas que no envíen los documentos requeridos para la postulación serán declaradas como inadmisibles y quedarán fuera del proceso.

Si en las etapas se produjeran empates en puntaje, se determinará con la comisión de selección el desempate, ya sea por antigüedad de experiencia calificada y/o Capacitaciones idóneas al cargo.

Calendarización del proceso